Referent:in Office, Lehre und Bibliothek (m/w/d)
KOORDINATIONSSTELLE FÜR GESCHLECHTERSTUDIEN UND GLEICHSTELLUNG
Brutto Jahresgehalt: € 31.539,20
Wochenstunden: 25 h/W
Dienstbeginn: Ehestmöglich
Anstellungsdauer: Vorerst befristet mit Option auf Dauerstelle
Befristung: 1 Jahr
Ihre Aufgaben:
Office Management in einer universitären Einrichtung - Sie stellen die organisatorischen Grundlagen für die Lehrveranstaltungen und weitere Aktivitäten der Koordinationsstelle für Geschlechterstudien und Gleichstellung der Universität Graz sicher.
- Organisation der Lehre für das MA-Programm "Interdisziplinäre Geschlechterstudien" und den BA-Studienschwerpunkt "Gender- und Diversitätskompetenzen": vorbereitende Mitarbeit bei der Lehrplanung, selbständige Durchführung der gesamten Lehreingabe in CampusOnline, Prüfungsverwaltung, Terminkoordination, Raumverwaltung, organisatorische Abwicklung der einzelnen LVs (Lernplattform Moodle, Medien, Literatur...); Kontakte und Kommunikation mit teils internationalen externen Lehrbeauftragten sowie Studierenden
- Mitarbeit bei der Durchführung von Veranstaltungen, Meetings und Weiterbildungen (Terminkoordination, Organisation, Kommunikation, Redaktion und Bereitstellung von Unterlagen / Materialien in unterschiedlichen Formaten und Medien in deutscher und englischer Sprache, fallweise Protokollierung, Rechnungsabwicklung)
- Büroorganisation (Geräteinfrastruktur, administrative Tätigkeiten bei Personalangelegenheiten)
- Serviceorientierte Abwicklung des Parteienverkehrs, Beantwortung von Anfragen von Studierenden und anderen Abteilungen (nach Einarbeitung)
- Kontrolle und Abwicklung finanzieller Belange: Bestellwesen, Rechnungsabwicklung, Budgetüberwachung und administrative Unterstützung bei der Budgetplanung (mittels SAP)
- Weitgehend selbständige Gestaltung und Wartung eines großen Teils des WWW-Auftritts der Koordinationsstelle für Geschlechterstudien, Gestaltung / Aktualisierung von Informationsmaterialien
- Betreuung einer kleinen Bibliothek inkl. Inventur
Ihr Profil:
- Sie haben eine fundierte Ausbildung und / oder mehrjährige Erfahrung im Bereich Office Management, im Idealfall in einer großen Organisation / in einem großen Unternehmen.
- Sie bringen viel Eigeninitiative, eine große Bereitschaft zur Übernahme von Verantwortung und ein hohes Maß an Teamfähigkeit mit.
- Sie sprechen ausgezeichnet Deutsch und gut Englisch und kommunizieren (mündlich und schriftlich) gut und professionell.
- Sie verfügen über ausgezeichnete IT-Kenntnisse (MS Office) und haben die Fähigkeit und Bereitschaft, sich selbständig in betriebsspezifische Software-Anwendungen einzuarbeiten. Im besten Fall haben Sie schon Erfahrungen mit einem oder mehreren der folgenden IT-Systeme: SAP, Content Management Systeme (z.B. Typo3), Lernplattformen (z.B. Moodle), CampusOnline.
- Sie arbeiten strukturiert, präzise und mit einem hohen Maß an Beharrlichkeit und mögen Daten, Nummern und Summen.
- Wir freuen uns, wenn Sie Erfahrungen im Bildungsbereich und / oder Interesse an gleichstellungspolitischen Aufgabenstellungen mitbringen.
Wir bieten:
- Sinn: Wir bieten sinnstiftende Arbeit für die Welt von morgen.
- Unser internes Weiterbildungsangebot ist so bunt wie die Universität
- Zusammenarbeit: Bei uns finden Sie interdisziplinäre, berufsgruppenübergreifende Möglichkeiten zur Zusammenarbeit.
- Standards: Selbstverständlich gibt es alle gängigen Benefits von A wie Altersteilzeit bis Z wie Zumbakurse am Universitätssportinstitut (USI).
- Vielfalt: Neben der Inhaltlichen Vielfalt der verschiedenen Wissenschaftsdisziplinen bieten wir ein Arbeitsumfeld, in dem Diversity gelebt wird und einen hohen Stellenwert einnimmt.
- Benefits: Selbstverständlich gibt es alle gängigen Benefits von A wie Altersteilzeit bis Z wie Zumbakurse am Universitätssportinstitut (USI).
- Flexibilität: Flexibilität beweisen wir nicht nur mit den verschiedenen Arbeitszeitmodellen (inkl. bezahlter Mittagspause) sondern auch mit den Angeboten zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf.
Wir bieten ein Jahresbruttogehalt auf Basis Vollzeit von mindestens € 31.539,20. Eine Überzahlung je nach Qualifikation und Erfahrung ist möglich.
Über uns
An der Universität Graz arbeiten 4700 Mitarbeiter:innen gemeinsam an Zukunftsfragen und Lösungen für die Welt von morgen. Unsere Studierenden und unsere Forscher:innen stellen sich den großen Herausforderungen der Gesellschaft und tragen das Wissen hinaus. We work for tomorrow. Werden Sie Teil davon!
Die Universität Graz strebt eine Erhöhung des Frauenanteils an, insbesondere in Leitungsfunktionen und beim wissenschaftlichen Personal und lädt deshalb qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung ein. Im Falle der Unterrepräsentation werden Frauen bei gleicher Qualifikation grundsätzlich vorrangig aufgenommen. Insbesondere im wissenschaftlichen Bereich freuen wir uns über Bewerbungen von Menschen mit Behinderung, die über eine ausschreibungsadäquate Qualifikation verfügen.
We work for tomorrow. Werden Sie Teil davon!
