Ihre Aufgaben:
- Beratung von internationalen Mitarbeitenden und Studierenden zu Visum, Einreise- und Aufenthaltsformalitäten, Unterkunft, Leben in Graz, Networking und Integration
- Beratung und Unterstützung der Institute der TU Graz
- Betreuung der internationalen Mitarbeitenden und Studierenden vor Ort
- Kommunikation und Zusammenarbeit mit internen und externen Stellen (z.B. Behörden)
- Soziale Integration: Planung und Durchführung von Veranstaltungen und Aktivitäten
- Erstellung von Informationsmaterialien (Präsentationen, Flyer, etc.), Betreuung von Webseiten und Social-Media-Kanälen
- Berichtswesen, Budgetverantwortung, Entwicklung von neuen Projekten
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Ihre Aufgaben:
- Unterstützung der Leitung sowie des gesamten RCC-Teams bei allen administrativen Agenden des Research Careers Campus
- Administrative Betreuung der Personalagenden des Teams (Abwesenheiten, etc.)
- Budgetverwaltung (Planung und Monitoring)
- SAP-/Rechnungsagenden (Honorarabrechnungen mit Workshop-Anbieter:innen, interne Umbuchungen etc.)
- Organisation sowie Referent:innen- und Raumbetreuung bei Fortbildungen und Veranstaltungen
- Unterstützung in IT-Belangen (Homepage-Wartung, UniGrazOnline-Beauftragte:r etc.)
- Schnittstelle zu internen und externen Stellen (administrative Abwicklung von Förderausschreibungen etc.)
- Mitarbeit bei Evaluierungsmaßnamen des Bereichs
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Was macht uns aus
- Patient:innen-bezogene administrative Tätigkeiten von der Aufnahme, über den gesamten Aufenthalt bis zur Entlassung unserer Patient:innen,
- weitere administrative Tätigkeiten, wie z.B. Bestellungen durchführen, Listen erstellen, Protokolle führen, Teambesprechungen organisieren.
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Ihr Beitrag macht den Unterschied
- Administrative und organisatorische Unterstützung des Abteilungsleiters
- Organisation des Back-Office-Bereiches des Abteilungsleiters
- Schadensfälle bearbeiten: Effiziente Abwicklung im Sachversicherungsbereich
- Prüfung und Beurteilung: Fachkundige Analyse und Bewertung der Fälle
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Was macht uns aus
- Organisatorische und administrative Unterstützung des Bereichsmanagements
- Allgemeine Sekretariatstätigkeiten und Büroorganisation
- Assistenz- und Koordinationsaufgaben
- Selbstständige Bearbeitung diverser Sachthemen, sowie Aufbereitung von
Entscheidungsgrundlagen - Mitarbeit/Unterstützung bei Bauprojekten (z.B. Inbetriebnahmen)
- Vorbereitung von Unterlagen für Besprechungen
- Diverse Listen- und Datenwartung, sowie Führung von Evidenzen und Fristen
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Was macht uns aus
- Einfache Assistenz bei ärztlichen und pflegerischen Tätigkeiten
- Durchführung von standardisierten diagnostischen Programmen und Untersuchungen
- Blutentnahme aus der Vene (jedoch nicht bei Kindern)
- Soziale Betreuung und Beobachtung der Patienten*innen in den Wartebereichen
- Organisatorische und administrative Aufgaben, inklusive Dokumentation und Bestellwesen
- Durchführung von Reinigungs- und Desinfektionsmaßnahmen
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Deine Aufgaben:
- Dokumentation der geführten Telefonate
- Eingabe in Datenbank
- Telefonische Betreuung diverser Kunden
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Your future responsibilities
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Office Management: Eigenverantwortliche Koordination von Terminen, Dienstreisen und Korrespondenz mit externen Partnern -
Meeting-Organisation: Planung, Vorbereitung, Nachbereitung und Protokollierung von Besprechungen, Workshops und Geschäftsreisen -
Koordination & Schnittstelle: Kommunikation mit internen Teams, externen Stakeholdern sowie Koordination abteilungsübergreifender Abläufe -
Administrative Unterstützung: Mitarbeit an organisatorischen Aufgaben und abteilungsübergreifenden Projekten -
Eigenverantwortliche Themenbearbeitung: Unterstützung bei operativen und strategischen Aufgabenstellungen – insbesondere in enger Zusammenarbeit mit CFO -
Vertretungsfunktion: Übernahme definierter Aufgaben im Falle der Abwesenheit der Executive Assistant
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Ihre Aufgaben:
- Eigenverantwortliche und selbstständige Büroorganisation: Korrespondenz, Betreuung der Homepage des Fachbereichs Englische Fachdidaktik, administrative Abwicklung von Personalangelegenheiten, Parteienverkehr, Bestellwesen etc.
- Administrative Unterstützung in der Lehre und im wissenschaftlichen Bereich
- Budgetverwaltung: Budgetkontrolle und administrative Unterstützung bei der Budgetplanung von Drittmittelprojekten
- Organisation von Veranstaltungen auf administrativer Ebene
- Administrative Unterstützung von Forschungsprojekten
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Ihre Aufgaben:
- Koordination von Kundenanfragen sowie aller erforderlichen Tätigkeiten, wie beispielsweise Bestellungen, Artikelpflege, Preislistenpflege, Katalogerstellung
- aktive Betreuung der Verkaufskanäle (zB Onlineshop)
- Eigenverantwortliche Auftragsabwicklung vom Angebot bis zur Auslieferung sowie abteilungsübergreifende Zusammenarbeit
- Bearbeitung öffentlicher Ausschreibungen sowie Kundenanfragen
- Weiterentwicklung interner Prozessabläufe sowie Dokumentation
und Datenpflege
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Über Uns:
- Fundierte kaufmännische Ausbildung
- Berufserfahrung in einem technischen Bereich
- Kunden-, Lösungs- und Serviceorientiert
- Dynamisches, eloquentes Organisationstalent
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Vollzeit
Kalsdorf bei Graz, Leibnitz
08.08.2025
Kalsdorf bei Graz, Leibnitz
Deine Aufgaben:
- Dokumentation der geführten Telefonate
- Eingabe in Datenbank
- Outbound im Bereich Marktforschung, Kundenabfragen, Terminvereinbarungen
- Telefonische Betreuung diverser Kunden
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IHR PROFIL
- Gewinnendes, freundliches Auftreten
- Abgeschlossene Schulausbildung oder Lehre
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
- Gute Microsoft - Office Kenntnisse
- Freude an Tätigkeit mit KundInnen und MitarbeiterInnen
- Service- und Kundenorientiertheit
- Stressresistenz
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Was macht uns aus
- Personendatenerhebung, Datenkontrolle
- Befundschreibung und Befundübermittlung
- Digitales Archivieren von Krankengeschichten
- Terminvergabe/ -verschiebungen
- Diverse administrative Bürotätigkeiten
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Vollzeit
Wundschuh
18.08.2025
Wundschuh
Mehr als ein Job
- Beratung unserer Kunden zu logistischen Fragen im Bereich Seefracht Export
- Betreuung von Kundenaufträgen – von der Implementierung bis zur Abwicklung
- Zusammenarbeit mit Vertrieb und operativen Teams zur gemeinsamen Zielerreichung
- Du bist Ansprechpartner:in in herausfordernden Situationen. Für unsere Kunden gehst Du professionell sowie lösungsorientiert mit jeglichen Kundenanliegen um
- Pflege von Kundendaten und Erstellung von Reports zur Prozessoptimierung
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Was macht uns aus
- Administrative und organisatorische Unterstützung im Tagesgeschäft
- Terminmanagement, Korrespondenz intern und extern
- Erstellung von Besprechungs- und Präsentationsunterlagen
- Planung, Organisation und Vorbereitung von Meetings und Veranstaltungen
- Protokollführung
- Schnittstellenfunktion
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Klingt spannend?
Mach die Welt mit uns heller und werde Teil unseres Teams!
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Was macht uns aus
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Vergabe von ambulanten und stationären Terminen -
Stationäre Patient*innen-Aufnahme -
Digitalisierung/Archivierung von Unterlagen - Diverse administrative Bürotätigkeiten
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Ihre Aufgaben
- Planung und Umsetzung eines reibungslosen Betriebsablaufs im Fahrdienst
- Wirtschaftliche, effiziente und gesetzeskonforme Einteilung unserer Lenker:innen und Fahrzeuge
- Erste:r Ansprechpartner:in für Lenker:innen, Werkstatt und andere Abteilungen
- Mitarbeit bei der Erstellung von Fahr-, Einsatz- und Dienstplänen
- Unterstützung bei der Weiterentwicklung unserer Planungsprozesse und der eingesetzten Dispositionssoftware
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Ihre Aufgaben:
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Hauptverantwortung für die Kostenplanung der Division: Dies beinhaltet laufende Abstimmungen mit den Fachbereichsverantwortlichen der Division und den zuständigen Bereichen -
Durchführung von Überleitungen und laufenden Kostenanalysen der Kostenstellen und daraus abgeleitete Reports (z.B. Soll-Ist-Vergleich) inkl. diverser Kennzahlen -
Hauptverantwortung Personalcontrolling: Erstellung der Basis für die Kostenplanung, laufendes Tracking und Reporting der Personalkennzahlen, laufende Abstimmungen mit den Fachbereichen der Division -
Ableitung der Personalkennzahlen der jeweiligen Abteilungen mittels PowerBi-Lösung (System Ressourcenplanung) sowie Weiterentwicklung und Verbesserung des Personaltracking-Systems in Zusammenarbeit mit der IT -
Mitarbeit bei der Budget- und Forecastplanung sowie Durchführung von Ad-hoc-Analysen für das Management -
Hauptverantwortung für CAPEX (Capital Invest) des Serienumfanges in der Division, das umfasst: laufende Planung und Tracking in Zusammenarbeit mit den planenden Bereichen sowie Analysen, Reporting fürs Management -
Bearbeitung von Bestellungs- und Rechnungsworkflows und dazugehöriges laufendes Tracking -
Kaufmännische Hauptansprechperson für die Abwicklung und Koordination der Anlageninventur innerhalb der Division und daraus resultierende Abstimmungsmeetings -
Datenaufbereitung für den Abschluss der Inventur in Zusammenarbeit mit der Anlagenbuchhaltung -
Bewertung von Klein- und Teilprojekten sowie Kundenanfragen in der Division
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Ihre Aufgaben
Gesamte Auftragsabwicklung vom Angebot bis zur Rechnung Kalkulation und Angebotserstellung von Charterbusanfragen Kommunikation mit nationalen und internationalen Kund:innen Schnittstelle zwischen Vertrieb und Disposition
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Aufgaben:
- Schriftverkehr: Erstellung von Briefen, Bescheiden, Protokollen und anderen Schriftstücken
- Kommunikation mit Bürgerinnen und Bürgern sowie Behörden: Beantwortung von Anfragen per Telefon, E-Mail oder im persönlichen Kontakt (ev. auch in englischer Sprache)
- Aktenführung und Datenverwaltung: Anlegen, Bearbeiten, Verwalten von Akten und elektronischen Datensätzen, sowie Dokumentation
- Terminkoordination sowie Vor- und Nachbereitung von Terminen
- Aufbereitung und Auswertung von Daten, Erstellen von Statistiken
- Postbearbeitung und allgemeine organisatorische Aufgaben
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Was macht uns aus
- Mitarbeit bei der Durchführung akademischer/klinischer Studien unter Einhaltung der geltenden Rechtsvorschriften/betrieblichen, innerbetrieblichen Vorschriften und Qualitätssicherungsvorschriften von klinischen Studien
- Ansprechpartner*innen für Prüfer*innen, Clinical Research Associate (CRA) und Sponsoren zur Finalisierung von Verträgen mit den klinischen Studien für die Anstaltsapotheke
- Korrespondenzen zwischen Sponsoren, CRA und CRO
- Administration von Studienunterlagen und Verträgen, Abrechung von Studienleistungen
- Dokumentation und Verwaltung der Studiendaten lt. Apothekenvertrag bzw. Studienprotokoll
- Umgang mit Studien-Arzneimitteln und studienrelevanten Materialien (Bestellung, Warenannahme, Lagerung, Labeln, Entsorgung, Dokumentation)
- Vorbereitung und Mitwirkung bei Studieninitiierungen, Monitorvisiten und GCP sowie Audits
- Interdisziplinäre Zusammenarbeit mit den Studienteams der Prüfzentren
- Teilnahme an studienrelevanten Besprechungen
- Mitarbeit in der Qualitätssicherung von klinischen Studien
- Berichtswesen gegenüber der*dem Vorgesetzten
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Ihre Aufgaben:
- Laufende Umsetzung und Weiterentwicklung der Evaluation von Studiengängen (Methodik, Prozess, Reporting, Maßnahmenableitung und -monitoring)
- Datenanalyse, -aufbereitung und -interpretation im Rahmen von Institutional Research-Projekten (z. B. Tracking der Absolvent*innen am Arbeitsmarkt - ATRACK)
- Recherche von Informationen, Trends und Best-Practice-Beispielen im universitären Qualitätsmanagement sowie Durchführung von Benchmark-Analysen
- Koordination von statistischen Erhebungen an der TU Graz, insbesondere F&E-Erhebung der Statistik Austria
- Mitwirkung bei der Erfassung, Analyse und Dokumentation von Prozessabläufen
- Unterstützung im externen Berichtswesen (insbes. Wissensbilanz, Rankings) und bei Evaluationsprojekten der Stabseinheit
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Vollzeit
Graz, Werndorf
18.08.2025
Graz, Werndorf
Shortfacts
- Einsatzort:
Graz/Werndorf - Ausmaß:
Full-time - Eintrittsdatum:
01.09.2025 - Anstellungsverhältnis:
limited
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Ihre Aufgaben:
- Projektabwicklung von der Auftragsvergabe bis zur -abnahme
- Einhaltung von Budgetvorgaben und Terminen
- Technische Verantwortung inkl. Personaleinsatzplanung
- Prozessdokumentation, Prozessoptimierung, ggf. Anpassungsmanagement
- Kunden- und Lieferantenkontakt
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Ihre Aufgaben:
- Unterstützung bzw. Assistenz der Dekanatsdirektorin
- Organisation von Fakultätsveranstaltungen
- Öffentlichkeitsarbeit in Teamleistung wie Social Media, Homepage, Newsletter etc.
- Selbstständige Betreuung des Merchandisings der Fakultät
- Administrative Unterstützung der Gremien der Fakultät
- Parteienverkehr: Selbstverantwortliche und koordinierende Bearbeitung aller Anfragen, Administration des Schriftverkehrs
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Ihre Aufgaben:
- Tägliche Einsatzplanung der Fahrzeuge und Fahrer
- Terminüberwachung für die Warenauslieferung
- Erstellung der Transportdokumente und Frachtpapiere
- Kommunikation mit Kunden und Lieferanten
- Analyse der Transportkosten bzw. Optimierung der Routenplanung
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IHR QUALIFIKATIONSPROFIL:
- VORAUSSETZUNG: zumindest 3-jährige Berufserfahrung im Notariat als Sachbearbeiter*innen
- Sehr gute Deutsch- und MS-Word-Kenntnisse
- Gutes Zeitmanagement und Eigeninitiative
- Genaues und zügiges Arbeiten
- Freundliches Auftreten, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
- Freude an der Kommunikation mit Klienten, Behörden und Kooperationspartnern
- Erfahrung mit der Kanzleiverwaltungssoftware NOTABENE ist hilfreich, jedoch nicht Voraussetzung
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