Was macht uns aus
- Betreuung der klinikinternen Telefonvermittlung, administrative Agenden (allgemeine Klinik-E-Mail-Adresse, Postverteilung), DaMe/Krankengeschichten Bearbeitung, Kommunikationsdrehscheibe
- Elektronische Erfassung und Einspielung von Patient*innendukomenten im internen IT-System (Aufklärung-, Datenschutz- und Anamnesebögen sowie Befunde, Zuweisungen, etc.)
- Statistikauswertungen der ambulanten Patient*innenfrequenzen an der Klinik
- Bei Bedarf Unterstützung des zentralen Anmeldeschalters der Klinik (Front-Office)
|
Was macht uns aus
- Unterstützung bzw. Entlastung der Stv. Bereichsleitung und Abteilungsleitung durch die Übernahme diverser Vorbereitungsarbeiten z.B. Besprechungs- und Präsentationsunterlagen, Recherchetätigkeiten etc.
- Eigenverantwortliche organisatorische und administrative Abwicklung sämtlicher Sekretariatsagenden z.B. Terminkoordination, transparentes Ablagesystem, Postmanagement, etc.
- Protokollführung bei diversen Sitzungen inkl. Vor- und Nachbereitung
- Führung von Statistiken, Auswertungen und Kennzahlen, sowie Wartung von Evidenzen und Fristen
|
Was macht uns aus
- Personaleingaben via SAP, sowie Kontrolle von Dateneingaben
- Ausbildungsrelevante SAP-Eingaben
- Mitarbeit in der Administration
- Aneignung der Kenntnisse relevanter Agenden des Ärzteservice und bei Bedarf Vertretung der Kolleg*innen im Team
- Das Arbeitszeitausmaß der Stelle ist mit 20 Wochenstunden (50%) auf einen Vertretungszeitraum von 6 Monaten geplant.
|
YOUR TASKS
- Projekte mitgestalten: Unterstützung bei der Umsetzung von Sales- und Managementprojekten – von der Idee bis zur Umsetzung
- Dokumentenverwaltung: Wichtige Unterlagen erstellen, bearbeiten und ablegen
- Datenverarbeitung & -aufbereitung: Erfassung und Analyse von relevanten Geschäftsdaten
- Terminkoordination: Organisation von Meetings, Kunden- und Projektterminen
- Kunden- und Teamkommunikation: Schnittstelle zwischen internen Teams und externen Partnern
|
Diese spannenden Aufgaben erwarten Sie:
- Assistenztätigkeiten (Schriftverkehr, Telefonmanagement, Terminkoordination etc.)
- Organisation und Betreuung von Sitzungen, Veranstaltungen und Seminaren
- Mitglieder- und Funktionärsbetreuung
- Erteilung von Rechtsauskünften einfacher Art (Gewerberecht)
- Unterstützende Betreuung der Newsletter und der Website
- Erstellung von Abfragen und Statistiken
- Mitarbeit bei der Projektabwicklung
|
Ihr Profil:
- Kommunikationsfähigkeit
- Organisationstalent
- Teamfähigkeit
- Stressresistent
- gute EDV – Kenntnisse (MS Office)
- sehr gute Deutschkenntnisse (in Wort und Schrift)
|
- Administrative Unterstützung der Primärversorgungseinheiten
- Allgemeine Bürotätigkeiten
- Erstellung von Dienstplänen
- Zeitmanagement/Organistion in den PVE’s
- Jour Fixe Teilnahmen/Organisationen
- Telefonischer sowie persönlicher Kundensupport
- Abwicklung diverser Anträge für die PVE’s
- Unterstützung des PVE Managers in allen Belangen zum Thema Primärversorgungseinheiten
|
|
|
Was macht uns aus
- Sortieren der Post nach Direktionen, Fachabteilungen, Stabsstellen (z.B. Rechnungen, Mitteilungen, persönliche Korrespondenz)
- Führen von Aufzeichnungen über eingehende Pakete inkl. Weiterverteilung (Übernahmebestätigung)
- Sammeln und Vorbereiten der zu verschickenden Korrespondenz
- Fehlgeleitete Post zurücksenden/weiterleiten
- Ausliefern der Post an Direktionen, Fachabteilungen, Teams (mehrere Gebäude)
- Unterstützung der Mitarbeiter*innen bei Kopier- und Bindearbeiten
- Entgegennehmen und Weiterverbinden von Telefonaten
- Bedienung der Einfahrtsschranken (Billrothgasse 18a, Stiftingtalstraße 4-6)
|
