teamplayer/in gesucht
- aktiven gästeempfang, professionelle gästebetreuung und sicherstellung der gästezufriedenheit
- selbstständige korrespondenz, büroorganisation
- check in und check out
- erstellen der angebote und bestätigung der reservierungen
- kassaführung und abrechnung
- beschwerdemanagement und beantworten der bewertungen via internetportale
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Aufgabengebiet:
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Administration & Büroorganisation: Erledigung allgemeiner Büroaufgaben, Telefonmanagement und Postbearbeitung. -
Einkaufs- & Verkaufsunterstützung: Administrative Abwicklung von Bestellungen, Angeboten und Verträgen sowie Pflege der Stammdaten. -
Produktionsplanung & -steuerung: Erstellung wöchentlicher Pläne, Vorbereitung der Produktionsdokumente und Durchführung aller Buchungen im Warenwirtschaftssystem (Wareneingänge, Warenausgänge, Lagerumbuchungen, usw.) -
Warenwirtschaft & Logistik: Komplette Auftragsabwicklung (vom Wareneingang bis zur Fakturierung), Planung des Werkverkehrs sowie Inventurabwicklung. -
Reporting & Schnittstellenfunktion: Aufbereitung von Produktionskennzahlen und enge Zusammenarbeit mit den Abteilungen QM, Einkauf und Verkauf.
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Zeitpolster
Vollzeit | Teilzeit
Graz, Steiermark
15.01.2026
Graz, Steiermark
Ihre Aufgaben
- Aktive Ansprache und Gewinnung von Gemeinden, Stakeholdern und Freiwilligen (Netzwerkaufbau/-pflege)
- Aufbau neuer Freiwilligenteams und Begleitung bestehender Gruppen (Unterstützung, Coaching, Weiterentwicklung)
- Organisation und Durchführung von Infoveranstaltungen / Präsentationen (vor Ort & ggf. online)
- Koordination der Öffentlichkeitsarbeit (regional), inkl. Abstimmung mit Medien/Partnern und Unterstützung bei Social Media
- Projektmanagement und strukturierte Umsetzung regionaler Aktivitäten
- Datenbankpflege, Dokumentation sowie Schulung/Onboarding von Teams
- Regional anfallende administrative Aufgaben sowie Mitarbeit im österreichweiten Team
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Wer wir sind
- Office-Management (Post, Inventar, Büromaterial, Aussendungen, uvm.)
- Kundenberatung und -betreuung
- Korrespondenz mit Kunden und Lieferanten auf Businessniveau
- Schreiben von Rechnungen, Einpflege in eine Datenbank
- Projektbetreuung wie z.B. Website, Messen, Recherchen (Uni, www…)
- Unterstützung der Geschäftsführung
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Ihre Aufgaben:
- Gesamtes Officemanagement (Büroorganisation, Korrespondenz, Telefon- und Journaldienst, Protokollführung, Ablage und Dokumentation; Schnittstelle zu anderen Abteilungen, Kontakt- und Datenverwaltung, etc.
- Budgetverwaltung (Monitoring, Angebotseinholung, Rechnungsabwicklung über SAP, Erstellung von Budgetberichten, Koordination von Werkverträgen, etc.)
- Personal- und Team-Management
- Terminmanagement und Support bei Meetings
- Mitarbeit im digitalen Newsroom (Routinetätigkeiten in Typo3, Newslettererstellung und Gewinnspielmanagement)
- Koordinierende Aufgaben in Zusammenhang mit beispielsweise den strategischen Leitprojekten und dem Medientransparenzgesetz
- Eigenverantwortliche Betreuung des Online-Tools „student-umfrage“
- PR-Assistenz und Veranstaltungsmanagement (z.B. Organisation und Betreuung von Pressekonferenzen, Eröffnungen, etc.)
- Infrastruktur- und Inventarverwaltung
- Personaliameldung an Medien
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DEINE AUFGABEN BEI UNS:
- Gewährleistung eines reibungslosen Ablaufs der täglichen Aufgaben am Front Office
- Erledigung aller administrativen Aufgaben sowie Bearbeitung der Korrespondenz
- Empfang und Betreuung der Gäste (Check-in und Check-out)
- Individuelle Betreuung der Gästewünsche und Beschwerdemanagement
- Gewährleistung des reibungslosen Ablaufes der Büroorganisation
- Zuständig für professionelle und rasche Bearbeitung von eingehenden Reservierungen
- Erster Ansprechpartner vor Ort für die Gäste
- Annahme und Weiterleitung allgemeiner Anfragen (telefonisch und persönlich)
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