7 Büroorganisation Jobs in der Steiermark
Vollzeit | Teilzeit | befristet | Praktikum
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teamplayer/in gesucht
- aktiven gästeempfang, professionelle gästebetreuung und sicherstellung der gästezufriedenheit
- selbstständige korrespondenz, büroorganisation
- check in und check out
- erstellen der angebote und bestätigung der reservierungen
- kassaführung und abrechnung
- beschwerdemanagement und beantworten der bewertungen via internetportale
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Finanz und Finanzcontrolling
- Unterstützung der Fachbereichsleitung in organisatorischen und administrativen Belangen
- Übernahme der Büroorganisation und Terminkoordination
- Planung und Organisation von Meetings sowie Übernahme der Vor- und Nachbereitung, wie z.B. PowerPoint-Präsentationen,Erstellung von Besprechungsprotokollen etc.
- Aufbereitung von Unterlagen für die Fachbereichsleitung
- Digitale Dokumentenablage und Datenpflege
- Schnittstellenmanagement innerhalb der Themenfelder des Fachbereiches
- Reisemanagement
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Ihre Aufgaben:
- Büroorganisation (Bestellungen, Schriftverkehr, Erledigung von Post- und Dienstwegen, Rechnungsprüfungen etc.)
- Mitwirkung bei der Organisation von Veranstaltungen (selbständige Planung, Umsetzung und Nachbereitung)
- Administrative Unterstützung bei Personalangelegenheiten (insbesondere Abwicklung von Reisekostenanträgen und Spesenabrechnungen)
- Administrative Unterstützung in der Lehre (Terminkoordinationen, Raumverwaltung, Prüfungsverwaltung etc.) und im wissenschaftlichen Bereich (Literaturrecherchen, Bücherbestellungen etc.)
- Beantwortung von Studierendenanfragen
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DEINE AUFGABEN BEI UNS:
- Gewährleistung eines reibungslosen Ablaufs der täglichen Aufgaben am Front Office
- Erledigung aller administrativen Aufgaben sowie Bearbeitung der Korrespondenz
- Empfang und Betreuung der Gäste (Check-in und Check-out)
- Individuelle Betreuung der Gästewünsche und Beschwerdemanagement
- Gewährleistung des reibungslosen Ablaufes der Büroorganisation
- Zuständig für professionelle und rasche Bearbeitung von eingehenden Reservierungen
- Erster Ansprechpartner vor Ort für die Gäste
- Annahme und Weiterleitung allgemeiner Anfragen (telefonisch und persönlich)
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Ihr Beitrag bei uns
- Büroorganisation und administrative Unterstützung des Stadtrats und des Teams
- Schriftverkehr, Terminverwaltung, Telefon- und E-Mail-Korrespondenz
- Terminkoordination mit Magistratsabteilungen, Einrichtungen und externen Partner:innen
- Bearbeitung und Dokumentation von Bürger:innenanliegen in Zusammenarbeit mit dem Fachteam
- Erstellung und Versand von Einladungen, Informationsschreiben und Broschüren in Zusammenarbeit mit dem Fachteam
- Vorbereitung von Terminen, Sitzungen und Besprechungen
- Unterstützung bei Veranstaltungen und internen Abläufen
- Empfang und Bewirtung von Besucher:innen
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Was macht uns aus
- Schrift- und E-Mail-Verkehr sowie Telefonate führen bzw. vermitteln
- Ein/Ausfahrts-Schranken und Kameras bedienen
- Auskünfte an Besucher*innen, Mitarbeiter*innen sowie externe und interne Personen erteilen
- Postverteilung, Postbearbeitung, Laborproben-Versand, Kommunikation mit den Zustelldiensten
- Allgemeine administrative und organisatorische Tätigkeiten
- Arbeiten am PC mit MS-Office Programmen (Word, Excel und Outlook) und dem Medizin- Dokumentationssystem der KAGes
- Stammdatenerfassung
- Patient*innen An- und Abmeldung inkl. Kassenführung
- Digitale Archivierung
- Tätigkeiten im Zentralmagazin wie Lagerbestände kontrollieren, eingehende Waren entgegennehmen und prüfen
- Warenausgabe und Büroorganisation, Lagerhaltung
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