Ihre Aufgaben:
- Führung der Zentrumsverwaltung
- Erstellung von Entscheidungsvorlagen und Lösungsvorschlägen für die Zentrumsleitung
- Management aller Zentrumsressourcen und des Budgets
- Planung und Organisation des Lehr- und Studienbetriebs inkl. Lehr-, Termin- und Raumplanung und Prüfungsmanagement
- Planung und Koordination der Mediationsausbildung
- Koordination aller Personalagenden
- Koordination der internen und externen Kommunikation und organisatorisches Bindeglied zwischen den Kooperationspartner:innen des Zentrums
- Mitarbeit an und Organisation von internationalen (Forschungs-)Projekten
- Beratung von Studierenden in Studien- und Prüfungsangelegenheiten und Anrechnungsfragen
- Allgemeine Büroorganisations- und Administrationsaufgaben
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Vollzeit | Teilzeit | befristet | Praktikum
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teamplayer/in gesucht
- aktiven gästeempfang, professionelle gästebetreuung und sicherstellung der gästezufriedenheit
- selbstständige korrespondenz, büroorganisation
- check in und check out
- erstellen der angebote und bestätigung der reservierungen
- kassaführung und abrechnung
- beschwerdemanagement und beantworten der bewertungen via internetportale
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Aufgabengebiet:
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Administration & Büroorganisation: Erledigung allgemeiner Büroaufgaben, Telefonmanagement und Postbearbeitung. -
Einkaufs- & Verkaufsunterstützung: Administrative Abwicklung von Bestellungen, Angeboten und Verträgen sowie Pflege der Stammdaten. -
Produktionsplanung & -steuerung: Erstellung wöchentlicher Pläne, Vorbereitung der Produktionsdokumente und Durchführung aller Buchungen im Warenwirtschaftssystem (Wareneingänge, Warenausgänge, Lagerumbuchungen, usw.) -
Warenwirtschaft & Logistik: Komplette Auftragsabwicklung (vom Wareneingang bis zur Fakturierung), Planung des Werkverkehrs sowie Inventurabwicklung. -
Reporting & Schnittstellenfunktion: Aufbereitung von Produktionskennzahlen und enge Zusammenarbeit mit den Abteilungen QM, Einkauf und Verkauf.
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Zeitpolster
Vollzeit | Teilzeit
Graz, Steiermark
25.12.2025
Graz, Steiermark
Ihre Aufgaben
- Aktive Ansprache und Gewinnung von Gemeinden, Stakeholdern und Freiwilligen (Netzwerkaufbau/-pflege)
- Aufbau neuer Freiwilligenteams und Begleitung bestehender Gruppen (Unterstützung, Coaching, Weiterentwicklung)
- Organisation und Durchführung von Infoveranstaltungen / Präsentationen (vor Ort & ggf. online)
- Koordination der Öffentlichkeitsarbeit (regional), inkl. Abstimmung mit Medien/Partnern und Unterstützung bei Social Media
- Projektmanagement und strukturierte Umsetzung regionaler Aktivitäten
- Datenbankpflege, Dokumentation sowie Schulung/Onboarding von Teams
- Regional anfallende administrative Aufgaben sowie Mitarbeit im österreichweiten Team
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Ihre Aufgaben:
- Büroorganisation (Bestellungen, Schriftverkehr, Erledigung von Post- und Dienstwegen, Rechnungsprüfungen etc.)
- Mitwirkung bei der Organisation von Veranstaltungen (selbständige Planung, Umsetzung und Nachbereitung)
- Administrative Unterstützung bei Personalangelegenheiten (insbesondere Abwicklung von Reisekostenanträgen und Spesenabrechnungen)
- Administrative Unterstützung in der Lehre (Terminkoordinationen, Raumverwaltung, Prüfungsverwaltung etc.) und im wissenschaftlichen Bereich (Literaturrecherchen, Bücherbestellungen etc.)
- Beantwortung von Studierendenanfragen
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DEINE AUFGABEN BEI UNS:
- Gewährleistung eines reibungslosen Ablaufs der täglichen Aufgaben am Front Office
- Erledigung aller administrativen Aufgaben sowie Bearbeitung der Korrespondenz
- Empfang und Betreuung der Gäste (Check-in und Check-out)
- Individuelle Betreuung der Gästewünsche und Beschwerdemanagement
- Gewährleistung des reibungslosen Ablaufes der Büroorganisation
- Zuständig für professionelle und rasche Bearbeitung von eingehenden Reservierungen
- Erster Ansprechpartner vor Ort für die Gäste
- Annahme und Weiterleitung allgemeiner Anfragen (telefonisch und persönlich)
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Was macht uns aus
- Schrift- und E-Mail-Verkehr sowie Telefonate führen bzw. vermitteln
- Ein/Ausfahrts-Schranken und Kameras bedienen
- Auskünfte an Besucher*innen, Mitarbeiter*innen sowie externe und interne Personen erteilen
- Postverteilung, Postbearbeitung, Laborproben-Versand, Kommunikation mit den Zustelldiensten
- Allgemeine administrative und organisatorische Tätigkeiten
- Arbeiten am PC mit MS-Office Programmen (Word, Excel und Outlook) und dem Medizin- Dokumentationssystem der KAGes
- Stammdatenerfassung
- Patient*innen An- und Abmeldung inkl. Kassenführung
- Digitale Archivierung
- Tätigkeiten im Zentralmagazin wie Lagerbestände kontrollieren, eingehende Waren entgegennehmen und prüfen
- Warenausgabe und Büroorganisation, Lagerhaltung
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