Anforderung:
- abgeschlossene Berufsausbildung im Bürobereich (Lehre, HASCH oder HAK) oder technische Ausbildung mit Praxis Bürotätigkeiten
- sehr gute Praxis im allgemeinen Bürodienst
- gutes technisches Verständnis
- gute EDV Kenntnisse (Microsoft Office)
- Telefonmanagement
- Führerschein B, eigener PKW
- fundierte Deutschkenntnisse
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Shortfacts
- Einsatzort:
Graz - Ausmaß:
Part-time - Eintrittsdatum:
Ab Oktober 2025 - Anstellungsverhältnis:
unlimited
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Ihre Aufgaben
- Anfragen- und Auftragsbearbeitung (Anfragenprüfung, Offertlegung, Auftragsverhandlungen, Auftragsausschreibungen, Kontingentplanung, Preislisten, Forderungs- und Kreditmanagement)
- Abwicklung des Tagesgeschäftes mit den Vertriebsgesellschaften und Direktkund:innen
- Auftragsverfolgung in Zusammenarbeit mit internen Dienststellen
- Reklamationsbehandlung
- Kund:innenbetreuung
- Master Data Management (CRM, IPS, etc.)
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Was macht uns aus
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung auf Maturaniveau (HAK, HLW oder Lehre)
- Mehrjährige Berufserfahrung erwünscht
- Ausgezeichnete IT-Kenntnisse (Windows-Office Paket), sowie Beherrschung des 10-Finger-Systems
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Ihre Aufgaben:
- Verantwortung für die eigenständige Bearbeitung von Angeboten und Aufträgen
- Planung und Organisation des nationalen sowie internationalen Versands der Produkte
- Koordination der Speditionen und Erstellung der notwendigen Transportdokumente
- Enge Zusammenarbeit mit internen Abteilungen (Außendienst, Lager, Buchhaltung, Qualitätsmanagement), um einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen
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Wer wir sind
- Office-Management (Post, Inventar, Büromaterial, Aussendungen, uvm.)
- Kundenberatung und -betreuung
- Korrespondenz mit Kunden und Lieferanten auf Businessniveau
- Schreiben von Rechnungen, Einpflege in eine Datenbank
- Projektbetreuung wie z.B. Website, Messen, Recherchen (Uni, www…)
- Unterstützung der Geschäftsführung
- Buchhaltungsvorbereitung
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Was macht uns aus
- Eigenverantwortliche Abwicklung sämtlicher Sekretariatsagenden sowie Organisationstätigkeiten & Terminkoordination
- Protokollführung bei diversen Sitzungen inklusive Vor- und Nachbereitung
- Post- und Ablagemanagement
- Bearbeitung von Personalagenden sowie Verwaltung und Bearbeitung von Dienst- und Urlaubsplänen
- Vorbereitung von Besprechungs- und Präsentationsunterlagen
- Kontrolle der Rechnungen und Gutschriften unter Einhaltung der geltenden Vorgaben; Fristgerechte Bearbeitung der Belege
- Erstellung und Bearbeitung von Kontroll-Listen sowie Kontrolle und Bearbeitung von Bonusgutschriften
- Jahresabschlussarbeiten sowie Mitarbeit bei Inventuren
- Erstellung und Aktualisierung von Dokumenten (SOP´s, Checklisten, Merkblätter)
- Schulung von Mitarbeiter*innen und Lehrlingen
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Be part of our team!
- Serve as the main point of contact for internal and external clients and employees for the Member of the Executive Board.
- Conduct independent research on various topics within the Member of the Executive Board's area of responsibility.
- Prepare professional content and follow-up of documents and presentations for meetings, including to-do list and follow-up meetings (e.g. Supervisory Board).
- Proactively handle and supervise assigned projects (Project Management Office) in the area of the Member of the Executive Board.
- Identify and evaluate strategic options and provide recommendations for top management.
- Network with key stakeholders of the company and provide them with professional support.
- Prepare evaluations, reports, and respond to information requests.
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Tätigkeitsbeschreibung
- Unterstützung bei der Administration von Server- und Client-Systemen (inkl. Virtualisierungsumgebungen)
- Mitwirkung bei der Pflege und Weiterentwicklung der Client-Management-Plattform
- Unterstützung bei der Umsetzung von IT-Automatisierungen
- Annahme und Erstbearbeitung von Supportanfragen, inkl. Fehlerweiterleitung oder -lösung
- Mitarbeit bei IT-Projekten (z. B. System- und Softwareupdates)
- Organisation und Abstimmung mit Fachabteilungen und IT-Dienstleistern
- Wünschenswert: Grundkenntnisse in Scripting, Backup, Storage oder Datenbanken
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