- Unterstützung der Geschäftsleitung bei organisatorischen und operativen Tätigkeiten
- Terminplanung und Koordination von Meetings
- Eigenständiges Office Management sowie klassische Sekretariatsaufgaben
- Korrespondenz mit Behörden und externen Stellen
- Mitarbeit bei Projekten und Sonderaufgaben
- Bestellung und Verwaltung von Bürobedarf inklusive Kostenkontrolle
- Verantwortung für den gesamten Büroablauf (E-Mail-Bearbeitung, Posteingang, Telefon, Ablage etc.)
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Meine Aufgaben
- Unterstützung der Hausleitung in sämtlichen organisatorischen und administrativen Belangen
- Ordnungsgemäße Abwicklung der allgemeinen Verwaltungstätigkeit
- Drehscheibe zwischen den Mitarbeiter:innen und den externen Ansprechpartner:innen,
- Erstellen von klaren und strukturierten Abläufen und einer offenen Kommunikation
- Mitwirkung an der Sicherstellung der Gesamtzielsetzung des Unternehmens bzw. des Hauses und Umsetzung der Unternehmensphilosophie
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Ihr Aufgabenbereich:
- Entgegennahme und beantworten von Kundenanfragen persönlich, telefonisch, oder via E-Mail
- das Erstellen von Angeboten und Angebotsnachfragen nach Vorgabe
- Gewinnung von Neukunden sowie die Pflege des bestehenden Kundenstamms
- das Organisieren und Verwalten von Terminen und Aufträgen
- das Verwalten der After Sales Organisation
- Erstellen von Präsentationen und Mitarbeit der laufenden Kundeninformationen
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Ihre Aufgaben:
- Selbständige Organisation und Abwicklung der Sekretariatsaufgaben der Verwaltung
- Organisation der Verwaltung inkl. Verkaufsstände
- Betreuung der Werbung
- Diverse Abrechnungen inkl. Führung der Kassabücher
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Ziel der Position
- Terminplanung, Kalenderverwaltung und Koordination von Besprechungen
- Vorbereitung, Protokollierung und Nachverfolgung von Meetings
- Bearbeitung der eingehenden Kommunikation (E-Mails, Anrufe etc.)
- Unterstützung bei Reiseplanung und Spesenabrechnungen
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DEIN Platz in UNSEREM Team:
- Unterstützung der Geschäftsführung in administrativen und organisatorischen Belangen
- Aktive Mitarbeit bei der Abwicklung von Großaufträgen/-einkäufen und Sonderprojekten, die im Bereich der Geschäftsführung angesiedelt sind
- Aufbereitung von Unterlagen für Geschäftstermine und Erstellung von Entscheidungsgrundlagen für das Management
- Kompetente Ansprechperson für Geschäftsführung, interne Abteilungen, sowie externe Kontakte
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Deine Aufgaben:
- Persönliche Assistenz der Geschäftsführung und organisatorische „rechte Hand“
- Selbstständige Mandantenkommunikation (telefonisch & schriftlich)
- Fristenverwaltung (FinanzOnline, interne Fristen)
- Kontakt mit Behörden (Finanzamt, ÖGK, Gemeinden etc.)
- Organisation, Koordination und Nachverfolgung laufender Agenden
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Ihre Aufgaben:
- Eigenverantwortliche Koordination und Administration in der Lehrplanung:
- Mitwirkung am Aufbau und Koordination der interuniversitären Lehrplanung für die Psychotherapieausbildung
- Verantwortung für die Koordination der Lehrveranstaltungs- und Prüfungstermine des Zentrums
- Zentrale Ansprechperson für das NAWI-Dekanat und externe Lehrbeauftragte des Zentrums sowie Koordination Studentischer Mitarbeiter:innen
- Assistenz der Zentrumsleitung:
- Unterstützung in strategischer Planung und Weiterentwicklung von Forschungs- und Lehraktivitäten
- Etablierung effizienter administrativer Prozesse sowie Erstellung von Korrespondenz (Deutsch und Englisch)
- Fachaufsicht und Koordination der Sekretariate sowie Abhaltung regelmäßiger Jour fixes
- Koordination von Budgetplanung und -monitoring:
- Planung und Überwachung von Budget und Projektfinanzen sowie Erstellung von Berichten und Analysen
- Personalangelegenheiten:
- Unterstützung der Zentrumsleitung bei der Personalplanung, Koordination von Ausschreibungsverfahren und Hearings sowie allgemeine Unterstützung bei komplexeren Personalangelegenheiten in Zusammenarbeit mit Dekanat und Personalressort
- Organisation und Betreuung von (inter-)nationalen Veranstaltungen wie Fachtagungen, Symposien und Workshops in Zusammenarbeit mit den Sekretariaten
- Projektakquirierung und Projektabwicklung:
- Recherche über mögliche Fördermittel und Unterstützung der Forscher:innen des Zentrums bei Fördermittelanträgen
- Begleitung der Antragstellung und Abwicklung von drittmittelfinanzierten (Groß)projekten inkl. Budgetmonitoring und Berichtspflichten sowie Koordination von Audits
- Koordination der Arbeitssicherheit: Unterstützung und Sicherstellung der Arbeitssicherheit in Zusammenarbeit mit den verantwortlichen Personen am Zentrum sowie in Kooperation mit der Abteilung "Prävention und Sicherheit" der Universität Graz
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Krug Expedition GmbH
Vollzeit
- Organisation des Office-Alltags (Korrespondenz, Termine, Post, Reiseplanung)
- Administrative und organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung
- Enge Zusammenarbeit mit dem Rechnungswesen (Rechnungskontrolle, Vorkontierung, Ablage – BMD-Kenntnisse von Vorteil)
- Administrative Aufgaben im Personalbereich
- Mitgestaltung und Weiterentwicklung interner Abläufe
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Heidenbauer Management GmbH
Vollzeit
Anforderungen
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (Bürokaufmann/-frau, HAS/HAK, HLW)
- Sicheres, freundliches und professionelles Auftreten
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Versierter Umgang mit MS Outlook und Office
- Schnelle Auffassungsgabe
- Serviceorientiert, kundenfreundlich, kommunikativ, teamfähig
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Deine Aufgaben - Du...
- holst Angebote ein und erstellst Preisvergleiche
- führst laufende Bestellabwicklungen durch
- bist mit unseren Lieferanten im stetigen Austausch (Liefertermine, Marktverfügbarkeiten, Preise etc.)
- unterstützt im Verwaltungsteam
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Shortfacts
- Einsatzort:
Graz - Ausmaß:
Part-time - Eintrittsdatum:
ab sofort - Anstellungsverhältnis:
unlimited
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Vollzeit
St. Georgen an der Stiefing
28.01.2026
St. Georgen an der Stiefing
Aufgaben & Verantwortlichkeiten:
- Pflege und Ausbau langfristiger Kundenbeziehungen in Zusammenarbeit mit dem Außendienst
- Angebotsverfolgung und Auftragserfassung
- Produktpräsentation und maßgeschneiderte Kundenberatung
- Diverse Assistenztätigkeiten
- Selbstständiges Arbeiten im Team
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Jobbeschreibung
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Bearbeitung und Verwaltung von Bestellungen inklusive Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen und Rechnungen -
Überwachung der Liefertermine -
Bearbeitung von Reklamationen -
Pflege und Aktualisierung von Stammdaten im ERP-System (z. B. Preise, Artikeldaten) -
Kontrolle und Ablage von Zertifikaten für das Qualitätsmanagement im Einkauf -
Erstellung von Produktdatenblättern -
Unterstützung im Emblemservice -
Vorbereitung und Abwicklung von Waschtests für neue Produkte
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Standort
- Selbständiges Erfassung und Bearbeitung von Angeboten, Aufträgen und Abwicklung von Bestellungen
- Kundenberatung und Betreuung im Schauraum
- Unterstützung und enge Zusammenarbeit mit unserem Verkaufsaußendienst
- Selbstständige Abwicklung von Baustellen im Innendienst
- Allgemeine Bürotätigkeiten
- Abwicklung des Reklamationsmanagements in Zusammenarbeit mit unserer Serviceabteilung und Verkaufsaußendienst
- Schnittstelle zu Lieferanten sowie internen Abteilungen (z.B. Montageabteilung, Lager)
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Shortfacts
- Einsatzort:
Graz - Ausmaß:
Full-time - Eintrittsdatum:
01.09.2026 - Anstellungsverhältnis:
unlimited
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DEIN Platz in UNSEREM Team:
- Bearbeitung von Kundenaufträgen aus dem In- und Ausland, von der Auftragserstellung bis hin zur Versandorganisation und Nachbearbeitung
- Allgemeine administrative und organisatorische Tätigkeiten und Unterstützung des Sales-Teams
- Im Bedarfsfall Unterstützung der Einkaufsbearbeitung
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Ihre Aufgaben:
- Sicherstellung einer zuverlässigen Ersatzteilversorgung für den Bereich Service und Reparatur
- Identifikation und Zuordnung von Ersatzteilen
- Ausgabe von Ersatzteilen an Monteure
- Versand von Ersatzteilen an Monteure im Außendienst sowie an Endkund:innen
- Beratung von Endkund:innen und Händler:innen sowie Erstellung von Angeboten
- Erstellung von Bestellungen an Lieferanten
- Überwachung und Kontrolle von Lieferterminen
- Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit zur Optimierung von Abläufen
- Verwaltung und Pflege des Ersatzteillagers
- Pflege von Stammdaten und Preislisten
- Bearbeitung von Reklamationen
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Deine Aufgaben:
- Betreuung und fachliche Beratung unserer (Gewerbe-) Kunden über Telefon und E-Mail
- Ausarbeitung individueller Angebote inklusive Preisberechnung
- Selbstständige Abwicklung von Kundenaufträgen von der Bedarfsklärung bis zur termingerechten Lieferung
- Enge Zusammenarbeit mit dem Außendienst sowie der Geschäftsfeldleitung
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Aufgabengebiet:
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Administration & Büroorganisation: Erledigung allgemeiner Büroaufgaben, Telefonmanagement und Postbearbeitung. -
Einkaufs- & Verkaufsunterstützung: Administrative Abwicklung von Bestellungen, Angeboten und Verträgen sowie Pflege der Stammdaten. -
Produktionsplanung & -steuerung: Erstellung wöchentlicher Pläne, Vorbereitung der Produktionsdokumente und Durchführung aller Buchungen im Warenwirtschaftssystem (Wareneingänge, Warenausgänge, Lagerumbuchungen, usw.) -
Warenwirtschaft & Logistik: Komplette Auftragsabwicklung (vom Wareneingang bis zur Fakturierung), Planung des Werkverkehrs sowie Inventurabwicklung. -
Reporting & Schnittstellenfunktion: Aufbereitung von Produktionskennzahlen und enge Zusammenarbeit mit den Abteilungen QM, Einkauf und Verkauf.
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Aufgabengebiet Verkauf im Innendienst:
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Sie unterstützen das Verkaufsteam bei der Betreuung bestehender Kunden. -
Sie präsentieren unsere hochwertigen Kürbiskernprodukte mit Leidenschaft und
gewinnen Neukunden. -
Sie erarbeiten maßgeschneiderte Angebote und kommunizieren diese erfolgreich per
Telefon und E-Mail. -
Sie erstellen die notwendigen Verkaufsunterlagen und begleiten den gesamten
Verkaufsprozess. -
Sie bieten unseren Kunden ein exzellentes Service und fördern eine langfristige
Kundenbindung. -
Sie helfen lösungsorientiert bei Problemstellungen und tragen zur
Kundenzufriedenheit bei.
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Deine Aufgaben:
- Tauche ein in die spannende Welt des Großhandels
- Übe dich in kaufmännischen Großhandelstätigkeiten
- Überzeuge unsere Kunden durch fachkundige Beratung
- Lerne alle Sortimentsbereiche von Transgourmet Österreich kennen
- Unterstütze unser Team bei der Warenwirtschaft und der richtigen Lagerung
- Prüfe die Qualität unserer Produkte und hilf mit, unsere Bestände zu erfassen
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