8 Administration Jobs in Oststeiermark
Vollzeit | Teilzeit
Aufgaben
- Administrative Unterstützung der Geschäftsführung und
- Projektleitungen
- Termin- und Sitzungsorganisation inklusive Protokollführung
- Unterstützung bei Förderabwicklung und Projektadministration
- Rechnungsprüfung, Aufbereitung von Unterlagen und
- Dokumentenmanagement
- Pflege von Datenbanken und internen Ablagestrukturen
- Allgemeine Büroorganisation und Ansprechpartner:in für interne
- Abläufe
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Vollzeit | Teilzeit
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Über uns
- Betreuung und Überwachung des Charging4Fleets-Systems im laufenden Betrieb
- Sicherstellung der Datenqualität und Überprüfung von Ladevorgängen, Berichten und Abrechnungen
- Prüfung und Nachverfolgung von Zahlungsvorgängen im neuen Auszahlungssystem
- Analyse, Dokumentation und Behebung von Systemfehlern bzw. Weiterleitung an die Fachabteilungen
- Enge Zusammenarbeit mit Entwicklung, Support und unseren Firmenkunden
- Mitarbeit bei der Optimierung und Weiterentwicklung interner Prozesse und Tools
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Ihre Aufgaben
Sie begrüßen und betreuen Gäste professionell und serviceorientiert Sie übernehmen das Post- und Paketmanagement Sie fungieren als Kommunikationsdrehscheibe (Telefonannahme & Weiterleitung sowie E-Mail-Management) Sie sind erste Ansprechperson für Kolleg:innen am Standort in administrativen Belangen Sie organisieren und koordinieren Termine effizient, inklusive Besprechungsraumverwaltung Sie kümmern sich um Bestellwesen sowie interne Dienstwege und kleinere Besorgungen Sie übernehmen die Buchung von Dienstreisen Sie koordinieren Termine und die Vergabe der Firmen-PKW Sie unterstützen bei der Planung und Durchführung von Firmenevents
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Ihre Aufgaben:
- Administrative Tätigkeiten (Terminkoordination, Bewerbungsmanagement etc.)
- Mitarbeit beim Recruiting Prozess (Stellenausschreibungen, Bewerberkommunikation und Interviewkoordination)
- Erstellen und veröffentlichen von Inseraten auf internen und externen Jobplattformen
- Unterstützung beim Onboarding von neuen Mitarbeiter/-innen
- Administrative Unterstützung bei der Umsetzung von HR-Projekten
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Aufgabengebiet:
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Administration & Büroorganisation: Erledigung allgemeiner Büroaufgaben, Telefonmanagement und Postbearbeitung. -
Einkaufs- & Verkaufsunterstützung: Administrative Abwicklung von Bestellungen, Angeboten und Verträgen sowie Pflege der Stammdaten. -
Produktionsplanung & -steuerung: Erstellung wöchentlicher Pläne, Vorbereitung der Produktionsdokumente und Durchführung aller Buchungen im Warenwirtschaftssystem (Wareneingänge, Warenausgänge, Lagerumbuchungen, usw.) -
Warenwirtschaft & Logistik: Komplette Auftragsabwicklung (vom Wareneingang bis zur Fakturierung), Planung des Werkverkehrs sowie Inventurabwicklung. -
Reporting & Schnittstellenfunktion: Aufbereitung von Produktionskennzahlen und enge Zusammenarbeit mit den Abteilungen QM, Einkauf und Verkauf.
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Ziel der Position
- Terminplanung, Kalenderverwaltung und Koordination von Besprechungen
- Vorbereitung, Protokollierung und Nachverfolgung von Meetings
- Bearbeitung der eingehenden Kommunikation (E-Mails, Anrufe etc.)
- Unterstützung bei Reiseplanung und Spesenabrechnungen
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Standort
- Mitarbeit im Kreditorenmanagement (Eingangsrechnungserfassung)
- Mitarbeit in der laufenden Buchhaltung
- Mitarbeit bei monatlichen Abschlussarbeiten (Umsatzsteuer usw.)
- Unterstützung von kaufmännischen Prozessen
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