DEINE AUFGABEN BEI UNS:
- Zuständig für den Empfang und die Betreuung der Gäste
- Durchführung von administrativen Empfangsarbeiten (Check-In, Check-Out) sowie den allgemeinen Telefondienst
- Tätigkeit einer individuellen Betreuung der Gästewünsche
- Erster Ansprechpartner vor Ort für die Betreuung der Gäste
- Reklamationsmanagement
- Mithilfe bei Reservierungstätigkeiten
- Vertretung des Nachtportiers an den freien Tagen
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Heidenbauer Management GmbH
Vollzeit
Anforderungen
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (Bürokaufmann/-frau, HAS/HAK, HLW)
- Sicheres, freundliches und professionelles Auftreten
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Versierter Umgang mit MS Outlook und Office
- Schnelle Auffassungsgabe
- Serviceorientiert, kundenfreundlich, kommunikativ, teamfähig
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Über die Position
- 1. Operative Reservierungsführung
- Professionelle Bearbeitung von Anfragen, Angeboten und Buchungen (Zimmer, Programme, Kuren, Day Spa).
- Telefonische und schriftliche Beratung unserer Gäste auf höchstem Niveau.
- Sicherstellung eines freundlichen, empathischen und kompetenten Erstkontakts.
- 2. Protel – Systemkompetenz & Datenqualität
- Selbstständige Anlage und Pflege von Reservierungen in Protel.
- Tägliche Prüfung und Sicherstellung höchster Datenqualität.
- Pflege von Raten, Paketen, Firmen-/Agenturprofilen und Kontingenten.
- Erstellung von Buchungsstatistiken und Forecasts.
- 3. Schnittstellenmanagement
- Enge Zusammenarbeit mit Rezeption, Spa-/Ayurveda-Abteilung, Marketing und Buchhaltung.
- Weitergabe aller relevanten Informationen an die operativen Abteilungen.
- Koordination von Sonderwünschen und individuellen Gästebedürfnissen.
- 4. Qualitäts- & Prozesssicherung
- Optimierung des gesamten Anfrage- und Buchungsprozesses.
- Sicherstellung der Einhaltung von Standards und definierten KPIs.
- Mitarbeit an Upselling- und Yield-Strategien zur Umsatzsteigerung.
- 5. Reporting & Controlling
- Wöchentlicher und monatlicher Report zur Buchungslage & Forecast.
- Analyse von Auslastung, Stornierungen und Verkaufskanälen.
- Enge Abstimmung mit der Geschäftsführung bezüglich Preisstrategien.
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Ihre Aufgaben:
- Check-in/Check-out
- Bearbeiten von Gästeanfragen
- Zimmerbuchung durchführen
- allgemeine administrative Tätigkeiten
- Verbesserung der Auslastung durch aktive Kontaktaufnahme
- Erstellung/Kontrolle von Rechnungen, Abrechnungen und Kassenführung
- Anwenderkenntnis Hotelprogramm Fidelio - Oracle Suite 8 von Vorteil
- Reklamations-Management
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DEIN Platz in UNSEREM Team:
- Unterstützung der Geschäftsführung in administrativen und organisatorischen Belangen
- Aktive Mitarbeit bei der Abwicklung von Großaufträgen/-einkäufen und Sonderprojekten, die im Bereich der Geschäftsführung angesiedelt sind
- Aufbereitung von Unterlagen für Geschäftstermine und Erstellung von Entscheidungsgrundlagen für das Management
- Kompetente Ansprechperson für Geschäftsführung, interne Abteilungen, sowie externe Kontakte
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Ihre Aufgaben
- Back-Office Management
- Front-Office Management
- Angebote und Abrechnungen
- Betreuung von Gästen
- Gästeinformation
- Zusammenarbeiten mit verschiedenen Abteilungen
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Frontoffice Manager (m/w/d)
- Fakturierung
- Bestellannahme
- Kundenkontakt
- Mithilfe einfacher Vorbereitungsarbeiten für die Buchhaltung
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Ziel der Position
- Terminplanung, Kalenderverwaltung und Koordination von Besprechungen
- Vorbereitung, Protokollierung und Nachverfolgung von Meetings
- Bearbeitung der eingehenden Kommunikation (E-Mails, Anrufe etc.)
- Unterstützung bei Reiseplanung und Spesenabrechnungen
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IHRE AUFGABEN BEI UNS:
- Überwachung und Sicherstellung der Hygiene- und Qualitätsstandards in den Zimmern und öffentlichen Bereichen
- Planung, Steuerung und Kontrolle der administrativen und operativen Abläufe im Housekeeping
- Führen der Mitarbeitenden auf der Etage inkl. Kontrolle der Reinigung, Hygiene und Sicherheit in den Gästezimmern, den öffentlichen- & BOH Bereichen, Mitarbeiterhäusern gemäß den internen Qualitätsstandards unseres Hauses
- Verantwortung für ein effizientes Lager- und Bestandsmanagement (Reinigungsmittel, Hotelwäsche, Guest Supplies)
- Durchführung von Inventuren, Monatsabschlüssen und Rechnungseingangsprüfung
- Enge Zusammenarbeit und Abstimmung mit den operativen Abteilungen, insbesondere Front Office und Technik
- Mitverantwortung für das Lost & Found
- Durchführung regelmäßiger Begehungen zur Mängelerkennung/Schäden
- Einhaltung und Überprüfung des laufenden Housekeeping Budgets sowie der Personalkosten
- Führung eines Teams von ca. 17 Mitarbeitern
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DEINE AUFGABEN BEI UNS:
- Unterstützung des Executive Housekeepers in allen Bereichen und Vertretung der Agenden in dessen Abwesenheit
- Durchführung und Koordination der optimalen Arbeitsabläufe sowie der End-Kontrollen der Gästezimmer
- Unterstützung in der Planung, Steuerung und Kontrolle der administrativen und operativen Abläufe
- Unterstützung/Mithilfe für Sauberkeit in den Bereichen der Gästezimmer und des öffentlichen Bereiches
- Zuständig für ein kostenbewusstes Handeln und Arbeiten mit den Arbeitsmitteln
- Zusammenarbeit/Absprache mit der technischen Abteilung und mit der Rezeption
- Einhalten der vorgeschriebenen HACCP-Richtlinien
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