Teilzeit | befristet | Geringfügig
Was Sie bei uns tun
- Vorbereitende Buchhaltungstätigkeiten
- Allgemeine Assistenz- und Verwaltungsaufgaben
- Mitarbeit beim Berichtswesen
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Auf einen Blick
- Front-Office-Tätigkeiten (Empfang, Telefon, Post) und Reisemanagement (von der Buchung bis zur Abrechnung)
- Abwicklung von Bestellungen und Versand (NOSTAS)
- Unterstützung bei HR-Themen, Terminmanagement sowie bei der Erstellung von Förderanträgen und regelmäßigen Berichten für Forschungsprojekte
- Organisation von Meetings, Firmenveranstaltungen etc.
- Aufbereitung von Präsentationsunterlagen
- Regelmäßige Aktualisierung der Inhalte auf userer KAI-Homepage
- Optimierung interner Prozesse
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BENEFITS
- Verwaltung und Ablage von Unterlagen, insbesondere die strukturierte Archivierung technischer Dokumentationen und behördlicher Unterlagen in digitaler und physischer Form
- Koordination und Überwachung von Terminen, inklusive Vorbereitung, Planung sowie Nachverfolgung von Fristen und projektbezogenen Kalendern Erstellung und Bearbeitung von Schriftverkehr, wie E-Mails, Anschreiben, Protokollen und interner Kommunikation im technischen Kontext
- Pflege und Aufbereitung von Listen und Übersichten, z.B. zur Dokumentation von technischen Abläufen, Projektdaten oder Genehmigungsständen
- Erledigung allgemeiner Büro- und Assistenzaufgaben, darunter Telefonmanagement, Postbearbeitung sowie die Unterstützung des technischen Teams im administrativen Tagesgeschäft
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IHRE AUFGABEN:
- Administrative Aufgaben wie z. B. Stammdatenerfassung, Datenkontrolle, Einsatzkorrekturen und Kontaktdatenverwaltung
- Büroorganisation wie z. B. Vorbereitung von Dienstbesprechungen, Sicherstellung von Hol - und Bringdiensten sowie Mithilfe in der Lagerverwaltung
- Bestellwesen
- Unterstützung bei der Einschulung neuer Kolleg:innen
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Ihre Aufgaben:
- Budgetverwaltung im Rahmen des DINAMA sowie SAP-Bestellwesen
- UNIGRAZonline, Raumverwaltung für die Lehre, Betreuung der Seminar- und Laborräume
- Koordination und Servicierung aller Abläufe am Didaktikzentrum für Naturwisschenschaften und Mathematik
- Unterstützung bei der Konzeption, Planung und Umsetzung von Veranstaltungen unterschiedlicher Formate
- Parteienverkehr und Schnittstellenarbeit zu den DINAMA-Kooperationsschulen
- Mitarbeit in der Öffentlichkeitsarbeit
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Ihr Profil:
- Kommunikationsfähigkeit
- Organisationstalent
- Teamfähigkeit
- Stressresistent
- gute EDV – Kenntnisse (MS Office)
- sehr gute Deutschkenntnisse (in Wort und Schrift)
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Innovation voranbringen - Ihr Aufgabengebiet:
- Administrative Unterstützung des Officemanagement Teams
- Allgemeine Bürotätigkeiten
- Telefonischer Kundensupport
- Schriftverkehr
- Unterstützung der Buchhaltung
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Was wir bieten und was du mitbringen solltest
- Office Management (Organisation des Postablaufs, Schriftverkehr, Telefon, Ablage)
- Abwicklung von Anfragen und Bestellungen
- Kontrolle von Eingangsrechnungen
- Korrespondenz mit Lieferanten
- Unterstützung der Führungskräfte und Gärtner in organisatorischen Belangen
- Terminverwaltung und Organisation von Besprechungen
- Vertretung der Kolleg:innen im Bereich Personaladministration und Lageradministration
- Betreuung des Gemüseautomaten während der Dienstzeit
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Unser Angebot:
- Du unterstützt die Geschäftsführung in allen organisatorischen Belangen – von der Terminplanung über die Erstellung aussagekräftiger Managementreports bis hin zur professionellen Korrespondenz auf Deutsch und Englisch.
- Die Vorbereitung von Präsentationen und Auswertungen gehört ebenso zu deinem Aufgabenbereich wie vielfältige administrative und organisatorische Tätigkeiten im Tagesgeschäft.
- Du planst und organisierst unsere Firmenevents mit Liebe zum Detail, empfängst unsere Gäste herzlich und kümmerst dich um eine rundum gelungene Betreuung vor Ort – für Gäste wie auch für Kolleginnen und Kollegen.
- Bei Dienstreisen stehst du unseren MitarbeiterInnen zur Seite und sorgst für reibungslose Buchungen von Verkehrsmitteln und Unterkünften.
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