Dekanat der Geisteswissenschaftlichen Fakultät

Fakultätsweite:r Office Manager:in (m/w/d)

Ihre Aufgaben:

• Werden Sie Teil eines Teams aus Expert:innen, Berater:innen und Troubleshooter:innen! Serviceorientiert arbeiten wir mit den Tools Expertise, Humor und Geduld an Lösungen. Über den Tellerrand hinausblickend arbeiten wir selbstständig, aber unterstützen uns gegenseitig. Denn gemeinsam lassen sich Herausforderungen nämlich am besten meistern!
• Als Office Manager:in übernehmen Sie die kurzfristige Abdeckung unplanbarer Ausfälle im Office Management der Institute und Zentren der Geisteswissenschaftlichen Fakultät. Sie sind zur Stelle, wenn es in den Bereichen Budget, Bestellwesen, Personal, Lehre, Büroorganisation und Parteienverkehr schnell und kompetent Unterstützung braucht.
• Sie unterstützen das Dekanatsteam bei Projekten, in der Büroorganisation und übernehmen eigenverantwortlich administrative und organisatorische Aufgaben. Dabei sorgen Sie für effiziente Abläufe im Office Management.
• Zusätzlich unterstützen Sie die Dekanatsleitung in vielen Belangen des Office Managements und vertreten die Referent:innen für Budget und Reisen. Ihr Einsatz ist gefragt, wenn Flexibilität, Eigeninitiative und ein kühler Kopf gefragt sind – denn gemeinsam meistern wir jede Herausforderung!

Ihr Profil:

• Abgeschlossene Berufsausbildung (beispielsweise Abschluss einer berufsbildenden Schule)
• Mehrjährige Berufserfahrung in der Verwaltung und Berufserfahrung mit Kund:innen/Parteienverkehr (notwendig)
• Mehrjährige Erfahrung im universitären Umfeld
• Sehr gute EDV-Kenntnisse (MS Office Kenntnisse auf sehr gutem Niveau, SAP-Anwendungskenntnisse und Erfahrung mit Content-Management-Systemen, z.B. TYPO3)
• UNIGRAZonline-Kenntnisse oder Kenntnisse gleichwertiger universitärer Organisationstools (wünschenswert)
• Kenntnis der einschlägigen Richtlinien, Satzungen, Rahmenbedingungen (z.B. Universitätsgesetz, studienrechtliche Bestimmungen der Satzung, Verordnungen und Richtlinien) (wünschenswert)
• Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse
• Eigenverantwortliches und selbständiges Arbeiten sowie Bewusstsein für komplexe Zusammenhänge, gut strukturierte Arbeitsweise und Genauigkeit
• gutes Zeit- und Selbstmanagement und sehr hohe Flexibilität (kurzfristige Abdeckung unplanbarer Ausfälle)
• Hohe kommunikative Kompetenz und Freude am Umgang mit Studierenden im Rahmen des Parteienverkehrs und in der Zusammenarbeit in wechselnden Teams
• Hilfsbereitschaft, Freundlichkeit und Serviceorientierung, sicheres Auftreten
• Teamfähigkeit, Eigeninitiative sowie Durchsetzungsfähigkeit
• Belastbarkeit und Stressresistenz in Spitzenzeiten, Flexibilität im Umgang mit Veränderungsprozessen und Weiterbildungsbereitschaft

Wir bieten:

• Sinn: Wir bieten sinnstiftende Arbeit für die Welt von morgen.

• Unser internes Weiterbildungsangebot ist so bunt wie die Universität.

• Zusammenarbeit: Bei uns finden Sie interdisziplinäre, berufsgruppenübergreifende Möglichkeiten zur Zusammenarbeit.

• Benefits: Selbstverständlich gibt es alle gängigen Benefits von von A wie Arbeitszeitflexibilität bis Z wie Zugang zu 375 kostengünstigen Sportkursen am USI.

• Vielfalt: Neben der inhaltlichen Vielfalt der verschiedenen Wissenschaftsdisziplinen bieten wir ein Arbeitsumfeld, in dem Diversität und Inklusion gelebt werden und einen hohen Stellenwert einnehmen.

• Flexibilität: Flexibilität beweisen wir nicht nur mit den verschiedenen Arbeitszeitmodellen sondern auch mit den Angeboten zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf.

Wir bieten ein Jahresbruttogehalt auf Basis Vollzeit von mindestens € 38628.79 Eine Überzahlung je nach Qualifikation und Erfahrung ist möglich.

Die Universität Graz strebt eine Erhöhung des Frauenanteils an, insbesondere in Leitungsfunktionen und beim wissenschaftlichen Personal, und lädt deshalb qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung ein. Im Falle der Unterrepräsentation werden Frauen bei gleicher Qualifikation grundsätzlich vorrangig aufgenommen. Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit Behinderung, die über eine ausschreibungsadäquate Qualifikation verfügen.

Bitte beachten Sie, dass wir Bewerbungen aufgrund der geltenden datenschutzrechtlichen Vorgaben ausschließlich über unser webbasiertes Bewerber:innen-Tool entgegennehmen können.

Über uns

An der Universität Graz arbeiten 4700 Mitarbeiter:innen gemeinsam an Zukunftsfragen und Lösungen für die Welt von morgen. Unsere Studierenden und unsere Forscher:innen stellen sich den großen Herausforderungen der Gesellschaft und tragen das Wissen hinaus. We work for tomorrow. Werden Sie Teil davon!

Kontakt

Mag. Petra Steinkellner I petra.steinkellner@uni-graz.at