Dekanat der Geisteswissenschaftlichen Fakultät

Referent:in (m/w/d)

Ihre Aufgaben:

• Administrative Personalangelegenheiten (dekanatsseitige Betreuung von administrativen Personalangelegenheiten und Stellenausschreibungen, Prozessmonitoring)
• Dokumentation von Personalangelegenheiten
• Fakultätsseitige Betreuung von Habilitations- und Berufungsverfahren (Vorbereitung, Nachbereitung sowie Teilnahme an den Sitzungen inkl. Unterstützung beim Verfassen der Unterlagen)
• Unterstützung im Dekanat (z.B. Berichte für die Fakultätsleitung, Dokumentation unterschiedlicher Agenden, IT-Unterstützung z.B. bei Online-Konferenzen)

Ihr Profil:

• Abschluss auf Maturaniveau (AHS- bzw. BHS-Abschluss) oder Abschluss einer vergleichbaren kaufmännischen Ausbildung mit Berufserfahrung
• Abgeschlossenes Studium im Bereich Geistes- oder Sozialwissenschaften (Bachelorniveau) (wünschenswert) sowie großes Interesse für die Themen einer Geisteswissenschaftlichen Fakultät
• Ausgezeichnete Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse
• Sehr gute MS Office Kenntnisse und jedenfalls die Bereitschaft, sich sehr gut in unterschiedliche Tools einzuarbeiten (z.B. ePAS+, Sharepoint)
• Mehrjährige administrative Erfahrung (z.B. Office Manager:in, Referent:in oder als Assistent:in in der Verwaltung) sowie mehrjährige Erfahrung im Parteien-/ Kund:innenverkehr bzw. mit Beratungstätigkeiten
• Erfahrung mit der Führung von Protokollen sowie Organisations- und Dokumentationstätigkeiten
• Erfahrung im bzw. Einblick in den Universitätsbereich (wünschenswert)
• Teamfähigkeit, Serviceorientierung sowie umfassende Weiterbildungsbereitschaft
• Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit sowie Präsentationskompetenz, Eigeninitiative und selbstständige Recherchefähigkeit
• Organisationsfähigkeit und Genauigkeit, Prozess- und Projektmanagement-Kompetenz
• Reflexionsfähigkeit und Stressresistenz, Verschwiegenheit
• Hohe inhaltliche und zeitliche Flexibilität (Sitzungstermine) sowie Zeitmanagement-Kompetenz

Wir bieten:

• Sinn: Wir bieten sinnstiftende Arbeit für die Welt von morgen.

• Unser internes Weiterbildungsangebot ist so bunt wie die Universität.

• Zusammenarbeit: Bei uns finden Sie interdisziplinäre, berufsgruppenübergreifende Möglichkeiten zur Zusammenarbeit.

• Benefits: Selbstverständlich gibt es alle gängigen Benefits von von A wie Arbeitszeitflexibilität bis Z wie Zugang zu 375 kostengünstigen Sportkursen am USI.

• Vielfalt: Neben der inhaltlichen Vielfalt der verschiedenen Wissenschaftsdisziplinen bieten wir ein Arbeitsumfeld, in dem Diversität und Inklusion gelebt werden und einen hohen Stellenwert einnehmen.

• Flexibilität: Flexibilität beweisen wir nicht nur mit den verschiedenen Arbeitszeitmodellen sondern auch mit den Angeboten zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf.

Wir bieten ein Jahresbruttogehalt auf Basis Vollzeit von mindestens € 37788.79 Eine Überzahlung je nach Qualifikation und Erfahrung ist möglich.

Die Universität Graz strebt eine Erhöhung des Frauenanteils an, insbesondere in Leitungsfunktionen und beim wissenschaftlichen Personal, und lädt deshalb qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung ein. Im Falle der Unterrepräsentation werden Frauen bei gleicher Qualifikation grundsätzlich vorrangig aufgenommen. Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit Behinderung, die über eine ausschreibungsadäquate Qualifikation verfügen.

Bitte beachten Sie, dass wir Bewerbungen aufgrund der geltenden datenschutzrechtlichen Vorgaben ausschließlich über unser webbasiertes Bewerber:innen-Tool entgegennehmen können.

Über uns

An der Universität Graz arbeiten 4700 Mitarbeiter:innen gemeinsam an Zukunftsfragen und Lösungen für die Welt von morgen. Unsere Studierenden und unsere Forscher:innen stellen sich den großen Herausforderungen der Gesellschaft und tragen das Wissen hinaus. We work for tomorrow. Werden Sie Teil davon!