Dekanat der Sozial- und Wirtschaftswissenschaftlichen Fakultät

Office Manager:in (m/w/d)

Ihre Aufgaben:

• Unterstützung der Dekanatsdirektorin im laufenden Tagesgeschäft
• Aufbereitung und Auswertung interner und externer Personalstatistiken für Fakultätsberichte
• Verwaltung und Organisation der Fakultätsausschreibungen, enge Zusammenarbeit mit den Instituten
• Administrative Begleitung des Fakultätsgremiums
• Koordination des Parteienverkehrs, erste Ansprechperson für die Sekretariate der Subeinheiten
• Selbstverantwortliche Personalverwaltung des Dekanates
• Vertretung der Budgetreferentin: Budgetkontrolle (u. a. Reisekosten, Umbuchungen), Bestellwesen, Rechnungsprüfung, Abwicklung von Investitionen und Gastvorträgen
• Sichtung und Aufbereitung relevanter Themen in den Mitteilungsblättern der Universität

Ihr Profil:

• Handelsschule, Wirtschaftliche Fachschule, Lehre Bürokaufmann/-frau oder vergleichbare Ausbildung
• Mehrjährige Erfahrung im Office Management bzw. als Assistenz der Geschäftsführung
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office und SAP
• Grundkenntnisse in SharePoint
• Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Ausgeprägte Team- und Kommunikationsfähigkeit sowie hohe sprachliche Ausdrucksstärke
• Eigeninitiative und Organisationsgeschick
• Durchsetzungsfähigkeit und strukturierte Arbeitsweise

Wir bieten:

• Sinn: Wir bieten sinnstiftende Arbeit für die Welt von morgen.

• Unser internes Weiterbildungsangebot ist so bunt wie die Universität.

• Zusammenarbeit: Bei uns finden Sie interdisziplinäre, berufsgruppenübergreifende Möglichkeiten zur Zusammenarbeit.

• Benefits: Selbstverständlich gibt es alle gängigen Benefits von A wie Altersteilzeit bis Z wie Zumbakurse am Universitätssportinstitut (USI).

• Vielfalt: Neben der inhaltlichen Vielfalt der verschiedenen Wissenschaftsdisziplinen bieten wir ein Arbeitsumfeld, in dem Diversität und Inklusion gelebt werden und einen hohen Stellenwert einnehmen.

• Flexibilität: Flexibilität beweisen wir nicht nur mit den verschiedenen Arbeitszeitmodellen sondern auch mit den Angeboten zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf.

Wir bieten ein Jahresbruttogehalt auf Basis Vollzeit von mindestens € 35841.40 Eine Überzahlung je nach Qualifikation und Erfahrung ist möglich.

Die Universität Graz strebt eine Erhöhung des Frauenanteils an, insbesondere in Leitungsfunktionen und beim wissenschaftlichen Personal, und lädt deshalb qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung ein. Im Falle der Unterrepräsentation werden Frauen bei gleicher Qualifikation grundsätzlich vorrangig aufgenommen. Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit Behinderung, die über eine ausschreibungsadäquate Qualifikation verfügen.

Bitte beachten Sie, dass wir Bewerbungen aufgrund der geltenden datenschutzrechtlichen Vorgaben ausschließlich über unser webbasiertes Bewerber:innen-Tool entgegennehmen können.

Über uns

An der Universität Graz arbeiten 4700 Mitarbeiter:innen gemeinsam an Zukunftsfragen und Lösungen für die Welt von morgen. Unsere Studierenden und unsere Forscher:innen stellen sich den großen Herausforderungen der Gesellschaft und tragen das Wissen hinaus. We work for tomorrow. Werden Sie Teil davon!

Kontakt

MMag. Eva Becskei