Abteilung Gebäude und Technik

Office Manager:in (m/w/d)

Ihre Aufgaben:

• Unterstützung bei Personaltätigkeiten (Führung der Personalakten, Administration von Abwesenheiten, Betreuung neuer Mitarbeiter:innen, Administration von Ausschreibungsverfahren
• Arbeiten mit SAP für die Abteilungskostenstelle (Bestellung von PCs, Handys, Arbeitskleidung, Büromaterial, etc.)
• Allgemeine Sekretariatsarbeiten (Postabwicklung, Parteienverkehr, Aussendungen von bevorstehenden Baustellen/Reparaturarbeiten etc.)
• Datenbanken - und Listen pflegen z.B. SharePoint, Uni Graz Online, Personalkalender SAP & Outlook, Baustellenkalender
• Entgegennahme und Zuteilung aller telefonisch und schriftlich einlangender Störmeldungen/Beschwerden/Anfragen/Bedarfe. Hauptverantwortliche für das Stör- und Reparaturmanagement im CAFM System
• Organisation der jährlichen Tafelwartung
• Datenschutzbeauftragte der Abteilung Gebäude und Technik
• Überwachung und Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben im Bereich Lohn- und Sozialdumping

Ihr Profil:

• Sehr gute EDV-Kenntnisse (Windows, Word, Excel, Outlook, Internet, SAP)
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Bürokauffrau/mann, Verwaltungsassistent/in oder dergleichen
• Mittlere kaufmännische Ausbildung (z.B. HAS) (wünschenswert)
• Sehr gute Deutschkenntnisse, C1 (notwendig), sehr gute Deutschkenntnisse C2 (wünschenswert)
• Technisches Verständnis (wünschenswert)
• Datenschutzkenntnisse (wünschenswert)
• SAP-Kenntnisse (wünschenswert)
• UGO Kenntnisse (wünschenswert)
• HR Kenntnisse (wünschenswert)
• CAFM Kenntnisse (wünschenswert)

Wir bieten:

• Sinn: Wir bieten sinnstiftende Arbeit für die Welt von morgen.

• Unser internes Weiterbildungsangebot ist so bunt wie die Universität.

• Zusammenarbeit: Bei uns finden Sie interdisziplinäre, berufsgruppenübergreifende Möglichkeiten zur Zusammenarbeit.

• Benefits: Selbstverständlich gibt es alle gängigen Benefits von A wie Altersteilzeit bis Z wie Zumbakurse am Universitätssportinstitut (USI).

• Vielfalt: Neben der inhaltlichen Vielfalt der verschiedenen Wissenschaftsdisziplinen bieten wir ein Arbeitsumfeld, in dem Diversität und Inklusion gelebt werden und einen hohen Stellenwert einnehmen.

• Flexibilität: Flexibilität beweisen wir nicht nur mit den verschiedenen Arbeitszeitmodellen sondern auch mit den Angeboten zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf.

Wir bieten ein Jahresbruttogehalt auf Basis Vollzeit von mindestens € 35841.40 Eine Überzahlung je nach Qualifikation und Erfahrung ist möglich.

Die Universität Graz strebt eine Erhöhung des Frauenanteils an, insbesondere in Leitungsfunktionen und beim wissenschaftlichen Personal, und lädt deshalb qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung ein. Im Falle der Unterrepräsentation werden Frauen bei gleicher Qualifikation grundsätzlich vorrangig aufgenommen. Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit Behinderung, die über eine ausschreibungsadäquate Qualifikation verfügen.

Bitte beachten Sie, dass wir Bewerbungen aufgrund der geltenden datenschutzrechtlichen Vorgaben ausschließlich über unser webbasiertes Bewerber:innen-Tool entgegennehmen können.

Über uns

An der Universität Graz arbeiten 4700 Mitarbeiter:innen gemeinsam an Zukunftsfragen und Lösungen für die Welt von morgen. Unsere Studierenden und unsere Forscher:innen stellen sich den großen Herausforderungen der Gesellschaft und tragen das Wissen hinaus. We work for tomorrow. Werden Sie Teil davon!