IDea_Lab - Das interdisziplinäre digitale Labor der Universität Graz

Office Manager:in (m/w/d)

Ihre Aufgaben:

• Eigenverantwortliches Sekretariats-, Verwaltungs- und Organisationsmanagement inkl. Terminkoordination zur administrativen Unterstützung der IDea_Lab-Leitung 
• Koordination von Terminen, Betreuung von Sitzungen und Besprechungen inkl. Protokollierung
• Selbstständige und eigenverantwortliche Budgetverwaltung (Abwicklung von Einkauf, Bestellungen, Budgetplanung, Abrechnung) sowie Inventarverwaltung
• Eigenständige Vorbereitung, Organisation und administrative Betreuung von Workshops und Veranstaltungen
• Betreuung administrativer Personalagenden (inkl. Begleitung von Ausschreibungs- und Auswahlprozessen sowie Berufungsverfahren)
• Administrative Verwaltung der dem IDea_Lab zugeordneten Räumlichkeiten
• Korrespondenz mit wissenschaftlichen, öffentlichen oder privatwirtschaftlichen Einrichtungen im In- und Ausland
• Administrative Betreuung des Web-Auftrittes, Eingabe von News- und Veranstaltungsinformationen

Ihr Profil:

• Abgeschlossene einschlägige Ausbildung und/oder ausgewiesene Erfahrung im administrativen Bereich, idealerweise einer wissenschaftlichen oder F&E-Einrichtung
• Sehr gute IT-Anwendungs-Kenntnisse (MS Office, KI-Chatbots, SAP und Bereitschaft, sich in universitätsinterne Systeme einzuarbeiten)
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse
• Kenntnisse der universitären Organisation und Strukturen (wünschenswert)
• Erfahrung in der Planung, Koordination und Durchführung von Veranstaltungen und Workshops (wünschenswert)
• Interesse an Digitalisierung und digitaler Transformation (wünschenswert)
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit,  Teamfähigkeit und Serviceorientierung
• Genaue, strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
• Eigeninitiative und selbstständige Arbeitsweise, Flexibilität und Problemlösungskompetenz

Wir bieten:

• Sinn: Wir bieten sinnstiftende Arbeit für die Welt von morgen.

• Unser internes Weiterbildungsangebot ist so bunt wie die Universität.

• Zusammenarbeit: Bei uns finden Sie interdisziplinäre, berufsgruppenübergreifende Möglichkeiten zur Zusammenarbeit.

• Benefits: Selbstverständlich gibt es alle gängigen Benefits von von A wie Arbeitszeitflexibilität bis Z wie Zugang zu 375 kostengünstigen Sportkursen am USI.

• Vielfalt: Neben der inhaltlichen Vielfalt der verschiedenen Wissenschaftsdisziplinen bieten wir ein Arbeitsumfeld, in dem Diversität und Inklusion gelebt werden und einen hohen Stellenwert einnehmen.

• Flexibilität: Flexibilität beweisen wir nicht nur mit den verschiedenen Arbeitszeitmodellen sondern auch mit den Angeboten zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf.

Wir bieten ein Jahresbruttogehalt auf Basis Vollzeit von mindestens € 38628.79 Eine Überzahlung je nach Qualifikation und Erfahrung ist möglich.

Die Universität Graz strebt eine Erhöhung des Frauenanteils an, insbesondere in Leitungsfunktionen und beim wissenschaftlichen Personal, und lädt deshalb qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung ein. Im Falle der Unterrepräsentation werden Frauen bei gleicher Qualifikation grundsätzlich vorrangig aufgenommen. Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit Behinderung, die über eine ausschreibungsadäquate Qualifikation verfügen.

Bitte beachten Sie, dass wir Bewerbungen aufgrund der geltenden datenschutzrechtlichen Vorgaben ausschließlich über unser webbasiertes Bewerber:innen-Tool entgegennehmen können.

Über uns

An der Universität Graz arbeiten 4700 Mitarbeiter:innen gemeinsam an Zukunftsfragen und Lösungen für die Welt von morgen. Unsere Studierenden und unsere Forscher:innen stellen sich den großen Herausforderungen der Gesellschaft und tragen das Wissen hinaus. We work for tomorrow. Werden Sie Teil davon!

Kontakt

Mag. Katharina Feiertag, (katharina.feiertag@uni-graz.at)