Ihr Beitrag macht den Unterschied
- Unterstützung des Vorstandes in sämtlichen administrativen und organisatorischen Belangen, insbesondere im Bereich der Konzernverwaltung
- Selbständige Abwicklung allgemeiner Sekretariatstätigkeiten wie Terminkoordination, Korrespondenz, Reiseplanung und Ablage
- Aufbereitung und strukturierte Darstellung von Kennzahlen und Entscheidungsgrundlagen
- Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von unterschiedlichen Meeting-Formaten und Gremiensitzungen
- Koordination und Betreuung von Sitzungen inklusive Erstellung und Aufbereitung von Unterlagen für in- und ausländische Tochtergesellschaften
- Planung und Organisation von Konzernveranstaltungen sowie internen Events
- Schnittstellenfunktion zu internen Abteilungen und externen Ansprechpartnern
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DEINE ROLLE
- Weiterentwicklung und Betrieb unseres ISMS (ISO 27001)
- Vorbereitung und Begleitung von Audits und Zertifizierungen
- Durchführung von Risikobewertungen
- Erstellung und Pflege von Policies und Dokumentationen
- Konzeption und Durchführung von Awareness Trainings
- Regelmäßige Überprüfung und Verbesserung von Prozessen
- Mitarbeit an operativen Projekten und Strukturthemen
- Organisation und Moderation von relevanten Abstimmungen
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Vollzeit | Teilzeit | befristet | Praktikum
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Ihre Aufgaben:
- Eigenverantwortliches Sekretariats-, Verwaltungs- und Organisationsmanagement inkl. Terminkoordination zur administrativen Unterstützung der IDea_Lab-Leitung
- Koordination von Terminen, Betreuung von Sitzungen und Besprechungen inkl. Protokollierung
- Selbstständige und eigenverantwortliche Budgetverwaltung (Abwicklung von Einkauf, Bestellungen, Budgetplanung, Abrechnung) sowie Inventarverwaltung
- Eigenständige Vorbereitung, Organisation und administrative Betreuung von Workshops und Veranstaltungen
- Betreuung administrativer Personalagenden (inkl. Begleitung von Ausschreibungs- und Auswahlprozessen sowie Berufungsverfahren)
- Administrative Verwaltung der dem IDea_Lab zugeordneten Räumlichkeiten
- Korrespondenz mit wissenschaftlichen, öffentlichen oder privatwirtschaftlichen Einrichtungen im In- und Ausland
- Administrative Betreuung des Web-Auftrittes, Eingabe von News- und Veranstaltungsinformationen
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Shortfacts
- Einsatzort:
Graz - Ausmaß:
Part-time - Eintrittsdatum:
ab sofort - Anstellungsverhältnis:
unlimited
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DEIN Platz in UNSEREM Team:
- Verantwortung für die gesamten Lagerlogistik, inkl. einzelner maschineller Bereiche
- Organisation und Koordination von reibungslosen Abläufen, vom Wareneingang inkl. Schädlingskontrolle über Bestandskontrollen bis hin zum Warenausgang
- Zeitliche und inhaltliche Teamorganisation, sowie teamübergreifende Zusammenarbeit mit diversen internen Abteilungen
- Praktische Mitarbeit in unserem Hauptlager (Kühllager), kleinen Nebenlagern und Entkeimung/Entwesung zu Stoßzeiten
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Vollzeit | Teilzeit | befristet
Ihre Aufgaben:
- Planung und Konzeption von Veranstaltungen, einschließlich Entwicklung neuer Konzepte, Abstimmung mit relevanten Abteilungen, Erstellung detaillierter Ablaufpläne sowie Auswahl passender Veranstaltungsformate und -methoden.
- Durchführung von Veranstaltungen inklusive Raum- und Technikorganisation, Planung Personaleinsatz, Programm- und Ablaufkoordination, Steuerung externer Dienstleister:innen, Sicherstellung der Barrierefreiheit sowie operative Betreuung und Leitung vor Ort
- Entwicklung und Umsetzung zielgruppenspezifischer Kommunikationsmaßnahmen für interne und externe Kanäle, inklusive Veranstaltungsbewerbung, Betreuung von Foto- und Dreharbeiten sowie Wissensmanagement im Bereich Öffentlichkeitsarbeit.
- Sicherstellung der Einhaltung rechtlicher Vorgaben, Mitwirkung an der Entwicklung und Umsetzung von Standards im Veranstaltungsmanagement sowie Erhebung und Auswertung relevanter Kennzahlen zur Qualitätssicherung und Evaluation.
- Systematische Erhebung und Analyse der Erwartungen und des Nutzungsverhaltens der Bibliotheksnutzer:innen durch qualitative und quantitative Methoden; Aufbereitung und Kommunikation der Ergebnisse zur Optimierung von Bibliotheksservices.
- Konzeption, Weiterentwicklung und regelmäßige Durchführung von Bibliotheksführungen für verschiedene Zielgruppen, einschließlich Koordination der entsprechenden Arbeitsgruppe sowie Erarbeitung und Umsetzung von Qualitätsstandards, Mitarbeit in abteilungsübergreifenden Arbeitsgruppen und Projekten der UB
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Ihre Aufgaben:
- Arbeit an einer Dissertation im Bereich der Alten Geschichte
- Selbständige Forschung im Bereich Alte Geschichte, insbesondere der Römischen Geschichte
- Mitwirkung bei aktuellen Forschungsprojekten der Alten Geschichte und Epigraphik
- Mitwirkung an Publikationstätigkeiten des Fachbereichs und im Rahmen des Forschungsprojektes „Internationale Graduiertenschule“ (IGS)
- Mitwirkung an der Organisation und Durchführung unterschiedlicher Veranstaltungsformate sowie an der Öffentlichkeitsarbeit des Fachbereichs
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