Nutzung des Diensthandys
Diensthandys sind in den meisten Betrieben und besonders im Außendienst Standard. Für immer mehr MitarbeiterInnen gehören Handys zur Grundausstattung, ohne die gar nichts mehr geht. Die Vorzüge eines Smartphones reichen von der Verwaltung des Firmen-Outlooks über Routenplanung bis zur Möglichkeit bei Bereitschaft mühelos erreichbar zu sein. Was jedoch für Arbeitgeber und Arbeitnehmer fehlt, sind klare Regelungen für die Nutzung des Diensthandys. Regeln und Gesetze hinken oft den technischen Entwicklungen hinterher.
Private Nutzung von Diensthandys
Erhält jemand von seinem Arbeitgeber ein Handy gestellt, so sollte zunächst unbedingt geklärt werden, ob es privat genutzt werden darf. Wenn ja, macht es Sinn, diese Vereinbarung schriftlich festzuhalten. In der Regel dürfen private Telefonate nur außerhalb der Arbeitszeit geführt werden. Dass man natürlich gelegentlich privat während der Dienstzeit angerufen wird, lässt sich nicht vermeiden. Ausnahmen bestätigen die Regel.
Ist die private Nutzung des Diensthandys nicht erlaubt, so dürfte der Arbeitgeber das Diensthandy kontrollieren. Wie auch immer. Um exakt zu sein, könnte ein dementsprechender Passus in den Dienst- bzw. Arbeitsvertrag aufgenommen werden. Ist die private Nutzung stillschweigend gestattet, schwinden die Kontrollmöglichkeiten.
Die Kosten für ein Firmenhandy
Beschränkt sich die Kommunikation auf rein geschäftliche Angelegenheiten, übernimmt der Arbeitgeber die anfallenden Kosten. Bei privater Nutzung ist es wichtig, den Umfang der Nutzung schon im Voraus genau festzuhalten. Je nach Vereinbarung ist es möglich, dass der Arbeitgeber die anfallenden Kosten des Diensthandys bis zu einem gewissen Betrag übernimmt. Es kann auch festgehalten werden, dass er lediglich eine gewisse Anzahl an Privattelefonaten übernimmt. Tipp: Da Telefonieren heute bei weitem günstiger ist als in der Vergangenheit macht es auch aus organisatorischen Gründen Sinn, wenn die gesamten Privatkosten von der Firma als flexibler Gehaltsbestandteil übernommen werden.
Was ist in Sache Datenschutz zu beachten?
Zunehmend spielt der Datenschutz eine zentrale Rolle. Firmeninternes darf auf keinen Fall an dritte weitergeben werden. Insbesondere die private Nutzung sollte mit Vorsicht erfolgen, damit keine geheimen Firmendaten an die falsche Adresse gehen. Empfehlung: Verwenden Sie Ihr Diensthandy nicht für private E-Mail-Kommunikation. Wie schnell gerät ein E-Mail-Verlauf versehentlich an nicht gewünschte Adressaten.
Muss ich im Besitz eines Firmenhandys ständig erreichbar sein?
Sofern keine Rufbereitschaft besteht, ist man nur während der Arbeitszeit dazu verpflichtet, das Diensthandy einzuschalten. Kein Chef hat gesetzlichen Anspruch darauf, dass Sie 24 Stunden täglich erreichbar sind.
Diensthandy – eine Gefahr für die Datensicherheit?
Das Diensthandy kann natürlich zum Datenleck werden. Zum Beispiel durch Diebstahl. Es ist deshalb dringend anzuraten, die Passwortabfrage nicht auszuschalten, sondern ein Passwort zu verwenden, das im Unternehmen verschlossen hinterlegt ist. Am besten im Personalbüro. Sollte ein Mitarbeiter aus irgendwelchen Gründen eigenhändig auf die Passwortabfrage verzichten, kann dies zu einer Abmahnung führen.
Sicherheitslücken, die durch installierte Apps entstehen, stellen – vor allem seit der Einführung der DSGVO – ein großes Problem dar, denn der Server der APP hat Zugriff auf das Telefonbuch und somit natürlich auf Kundendaten.
Es sollte also nichts installiert werden, was datenschutzrechtlich vom Unternehmen nicht genehmigt wird.
Dr. Simon Bertl, HRM Personal Institut GmbH
