Die erfolgreiche Wochenplanung

Es gibt nur einen Erfolg: Das Leben nach eigenen Vorstellungen leben zu können.“
- Christopher Morley -

Die Vorbereitung

Nimm dir im Laufe der Woche täglich mindestens 5 Minuten Zeit, um dir die To Do’s für die nächste Arbeitswoche aufzuschreiben. Sammle diese To Do’s – sie werden dir bei der Wochenplanung enorm helfen. Die folgenden Vorarbeiten helfen dir, deine Wochenplanung zu erleichtern.

• To Do’s für die nächste Woche unter der Woche täglich aufschreiben
• Termine herausschreiben
• Ziele, die du erreichen willst, herausschreiben

Dein Wochenplaner

Drucke dir einen Wochenkalender aus der mindestens die Größe eines DIN-A4-Blattes hat. Du kannst aber auch eine „Do It Yourself“-Variante starten und dir deinen individuellen Wochenplaner gestalten. Teile ein Blatt Papier in zwei Spalten auf. In die linke Spalte trägst du sämtliche anstehenden Aufgaben und Termine ein, in die rechte alle Routinetätigkeiten.

Schätze für die Punkte in der linken Spalte den ungefähren Zeitbedarf und lege noch einmal 50 % dazu (lieber mehr Zeit einplanen als zu wenig). Für die Aufgabe „Projekt Kunde X“ vermutest du beispielsweise einen Zeitaufwand von einer Stunde, du notierst jedoch anderthalb Stunden. Nachdem du dies mit allen Aufgaben und Terminen durchgeführt hast, sortierst du die Aufgaben nach Prioritäten. A steht für wichtig und dringend, B für wichtig und nicht dringend, C für dringend und nicht wichtig. Du kannst die Aufgaben auch im Schulnotensystem anführen: 1 ist sehr wichtig und 5 nicht wichtig.

Nimm dir einen Marker zur Hand und markiere Termine und Aufgaben, die nicht verschoben werden können und FIX zu diesem Zeitpunkt an diesem Tag stattfinden oder erledigt werden müssen. Aufbauend auf diese Aufteilung kannst du dann die Kategorien 2 oder B in die Lücken füllen. Prüfe, ob du die Aufgaben der Kategorie C delegieren kannst.

Fasse ähnliche Aufgaben zu Blöcken zusammen, erledige alle Telefonate in einem festgelegten Zeitfenster, z. B. am Dienstagvormittag zwischen 10 und 12 Uhr. Das hilft dir nicht nur Zeit zu sparen, sondern auch deine Energie nur einem Thema oder einer Aufgabe zu widmen. Du wirst sehen, dass deine z. B. Telefonate viel Effektiver sind, wenn du sie in einem Block tätigst, anstatt 3-mal am Tag einplanst.

Trage nun alle Aufgaben und Termine der Kategorie A in Ihren Kalender ein. Bleibe auf jeden Fall realistisch und packe nicht alles in einen einzigen Vormittag, weil du das Gefühl hast es „brennt“. Als Nächstes sind die B-Aufgaben dran. Je sorgfältiger du in Zukunft darauf achtest, B-Aufgaben zeitnah zu erledigen, umso weniger wirst du es mit den brandgefährlichen A-Aufgaben zu tun bekommen: eine echte Erleichterung! Die Routineaufgaben gehören in die Aufgabenliste, für sie kannst du entsprechende Zeitfenster im Kalender blocken. Merke dir als Faustregel, dass du nie mehr als 60 % deiner verfügbaren Zeit verplanst. So hast du ausreichend Puffer für unvorhergesehene Zwischenfälle, Terminverschiebungen, etc.

Der Feinschliff

Du hast deinen Wochenplan sortiert und nach Priorität gefiltert, dann geht es jetzt zum Feinschliff. Gehe nochmals alle deine notierten Post It’s durch und sei dir sicher, dass du nichts vergessen hast. Hast du auch genügend Zeitfenster eingeplant? Plane dir täglich mindestens eine GAP-Stunde ein. Diese Stunde wird Gold wert sein. Wenn keine Termine oder neue Aufgaben in dieser GAP-Stunde kommen, dann nutze diese Zeit für dich: Sei effektiv, um neue Ziele zu setzen, Ideen zu finden oder Verbesserungen und Lob an dich selbst zu geben.

Setze dich mit deinen Arbeitskollegen Anfang der Woche zusammen und sprecht euch ab. Klärt, was diese Woche ansteht, vielleicht könnt ihr euch untereinander unterstützen oder absprechen, um Aufgaben zu optimieren. Jeder bekommt zum Beispiel 3 Minuten, um die Wochenplanung vorzustellen und 2 Minuten für einwende von den Arbeitskollegen. Wenn ihr das nicht persönlich machen wollt, dann könnt ihr auch mithilfe von Programmen euren Wochenplaner für Arbeitskollegen ersichtlich online Stellen oder ganz einfach eine Excel Datei erstellen wo jeder Zugriff hat. Probiert doch alle Varianten aus und schaut welche am besten zu euch passt und welche am effektivsten ist.

Journal your Week

Du kannst auch nach jeder vergangenen Woche einen Wochenrückblick verfassen. Das wird dir zukünftig helfen, deine Woche individuell an dich angepasst zu planen. Du wirst schnell merken welche Tätigkeiten und Aufgaben du vormittags besser und effektiver erledigst und welche nachmittags. Vielleicht bemerkst du, dass Telefongespräche nachmittags erfolgreicher sind als wenn du sie gleich morgens tätigst oder Termine am Vormittag sinnvoller sind. Indem du dir Erfolge und Misserfolge aufschreibst kannst du dein Week-Journal als Vorlage und Unterstützung der Wochenplanung verwenden.

Der nächste Wochenplanungstermin

Halte Rückschau, bevor du die nächste Woche in Angriff nimmst. Was war gut, was nicht? Hast du deine Ziele erreicht? Was kannst du zukünftig anders machen? An wen kannst du noch welche Aufgaben delegieren? Im Laufe der Zeit wirst du feststellen, dass sich deine gesamte Arbeitsweise zum Positiven verändert hat und du am Schreibtisch weniger Frust, sondern mehr Motivation verspürst, anstehende Aufgaben anzupacken.

7 Tage Wochenplanung

Um dir eine perfekte und ausgewogene Work-Life-Balance zu gestalten, kannst du dir auch deine Freizeit vorplanen. Natürlich nicht so strikt wie die Arbeitsplanung, doch effektiv. Überlege dir vorerst:

• Was wolltest du schon lange machen, hast es aber immer aufgeschoben?
• Wo liegen deine persönlichen Ziele, abseits von der Arbeit?
• Wen hast du schon länger nicht mehr getroffen?
• Nimmst du dir schon lange vor, effektiv und ohne Stress in den Morgen zu starten?
• Willst du schon lange ein Buch lesen?

Wenn dich diese und/oder ähnliche Fragen schon länger plagen, dann ist eine 7 Tage Wochen Planung genau das richtige für DICH. Halte dich an die Faustregeln von vorher und lass dir genügend Lücken.

Doch starte vielleicht mit der Samstag-Morgen-Planung. Wie wäre es mit 8:00 Uhr Workout, Yoga oder vielleicht einem Spaziergang. Danach ein schönes Frühstück und anschließend 30 Minuten ein Buch lesen? Du wirst sehen, wenn du dir deine Vorlieben, Hobbys oder Ziele zur Routine machst, wirst du zukünftig nicht nur glücklicher sein, sondern auch viel mehr von deiner Zeit nutzen. Dein Wochenende wird länger und du kannst entspannter und voller Tatendrang in eine neue Arbeitswoche starten. Auch nach der Arbeit ist der Tag noch nicht vorbei, plane dir Zeit für dich ein, um richtig abzuschalten und die Zeit noch zu nutzen und Privates zu erledigen.