Bloß nicht verzetteln

Jede Menge Arbeit, aber irgendwie geht nichts weiter?

Wer vor lauter Aufgaben die Arbeit nicht mehr sieht, sollte sich Zeit nehmen. Die Zeit nämlich einen Schritt zurückzutreten und sich die Aufgaben kurz genauer anzusehen. Nicht selten werden unwichtigere Aufgaben gleich erledigt, während Zeitaufwändiges, aber Wichtigeres liegenbleibt und dann erst auf den letzten Drücker erledigt wird. Eine schöne und sehr anschauliche Metapher zu diesem Thema wird in fast jedem Vortrag zum Thema Zeitmanagement erwähnt bzw. vorgeführt:

Sie haben ein Einmachglas, viel Sand, einige Kieselsteine und drei größere Steine. In welcher Reihenfolge müssen Sie Sand, Kieselsteine und Steine in das Glas einfüllen, damit möglichst viel (oder im besten Falle alles) darin Platz hat?

Das Einmachglas steht für Ihren Arbeitstag, der Sand für die vielen kleinen 2-Minuten-Aufgaben, die Kieselsteine für Aufgaben, die ein paar Minuten mehr dauern und die größeren Steine für z.B. die Präsentation, die mit Recherche, etc. sicher gut eine Stunde braucht.

Sie ahnen es: wer mit dem Sand beginnt, hat am Schluss keinen Platz mehr für die größeren Steine. Aber wer es umgekehrt angeht, hat seine großen Aufgaben erfüllt, dazwischen gehen sich noch genügt Kieselsteine aus und zuguterletzt noch eine Menge Sand-Aufgaben.

Noch ein Tipp für diejenigen, die am Nachmittag um drei einen Ausweg aus dem Chaos brauchen: gehen Sie in Gedanken nochmals die Liste Ihrer Aufgaben durch und überlegen Sie, welche davon unbedingt noch jetzt und heute erledigt werden müssten, wenn Sie am nächsten Tag aus welchen Gründen auch immer nicht mehr ins Büro kommen würden. Nur diese erledigen Sie dann. Alles Andere hat Zeit bis morgen oder erledigt sich eventuell tatsächlich von selbst.